קטגוריה: Uncategorized

במקום העבודה המודרני של היום, שבו רוב עובדי המשרד מבלים שעות ארוכות בישיבה ליד שולחנותיהם, ההשפעות השליליות של אורח חיים בישיבה הופכות יותר ויותר ברורות. ישיבה ממושכת נקשרה לבעיות בריאותיות שונות, כולל השמנת יתר, מחלות לב וכלי דם והפרעות שרירים ושלד. כדי לנטרל את ההשפעות המזיקות הללו, עובדים רבים במשרד פונים לשולחנות כתיבה עומדים כפתרון. שולחנות כתיבה עומדים מספקים אלטרנטיבה לתחנת העבודה הישיבה המסורתית ומציעים מספר יתרונות התורמים לשיפור הבריאות, הפרודוקטיביות והרווחה הכללית. במאמר זה נבחן את היתרונות של שולחנות כתיבה עומדים לעובדי משרד.

מבוא

עם עליית העבודה בשולחן העבודה ואורח חיים בישיבה, ההשפעות השליליות של ישיבה ממושכת הפכו לדאגה משמעותית. עם זאת, שולחנות כתיבה עומדים מציעים פתרון מבטיח בכך שהם מספקים לעובדי המשרד הזדמנות להשתחרר ממגבלות הישיבה וליהנות מסביבת עבודה פעילה ודינמית יותר. בואו נעמיק בשלל היתרונות של שולחנות כתיבה עומדים לעובדי המשרד.

היתרונות הבריאותיים של שולחנות כתיבה עומדים

1. סיכון מופחת להשמנה

אחד היתרונות של שולחנות כתיבה עומדים הוא הפוטנציאל שלהם להילחם בהשמנה. עמידה שורפת יותר קלוריות בהשוואה לישיבה, מכיוון שהיא מעסיקה קבוצות שרירים שונות ומקדמת תפקוד מטבולי טוב יותר. על ידי שימוש בשולחן כתיבה עומד, עובדים במשרד יכולים להגדיל את השריפה הקלורית היומית שלהם, מה שיכול לתרום לניהול משקל והרכב גוף בריא יותר.

2. שיפור היציבה ובריאות עמוד השדרה

ישיבה ממושכת עלולה לגרום ליציבה לקויה ולתרום לכאבי גב ולבעיות הקשורות לעמוד השדרה. שולחנות כתיבה עומדים מעודדים יישור טוב יותר של עמוד השדרה, מכיוון שהם מקדמים עמדה זקופה. על ידי שימוש בשולחן עמידה, אנשים יכולים להפחית את העומס על שרירי הגב ולהקל על אי הנוחות הכרוכה בישיבה ממושכת.

3. זרימת דם משופרת

ישיבה במשך תקופות ארוכות עלולה לעכב את זרימת הדם, ולהוביל למצבים כמו קרסוליים נפוחים ודליות. שולחנות עמידה מעודדים תנועה קבועה, מה שעוזר לשפר את זרימת הדם בכל הגוף. על ידי החלפה בין ישיבה לעמידה, עובדי משרד יכולים לקדם זרימת דם טובה יותר ולהפחית את הסיכון לבעיות לב וכלי דם.

4. עלייה ברמות האנרגיה והפרודוקטיביות

נמצא כי שולחנות כתיבה עומדים משפרים את רמות האנרגיה והפרודוקטיביות בקרב עובדי משרד. עמידה מקדמת זרימת דם טובה יותר למוח, מגבירה את הערנות והמיקוד. בנוסף, פעולת העמידה עצמה יכולה לעזור להילחם בתחושות של עייפות ולשמור על רמות אנרגיה גבוהות יותר לאורך כל יום העבודה.

5. מניעת הפרעות שרירים ושלד

הפרעות שרירים ושלד, כמו כאבי צוואר וכתפיים, שכיחות בקרב עובדי משרד שמבלים שעות רבות מעל שולחנותיהם. שולחנות כתיבה עומדים מקדמים ארגונומיה טובה יותר ומעודדים יישור נכון של הגוף, ומפחיתים את העומס על השרירים והמפרקים. על ידי שימוש בשולחן עמידה, אנשים יכולים למזער את הסיכון לפתח הפרעות שרירים ושלד.

היתרונות הקוגניטיביים של שולחנות כתיבה עומדים

1. מיקוד וריכוז משופרים

הוכח כי שולחנות עמידה משפרים את התפקוד הקוגניטיבי על ידי הגברת זרימת הדם למוח. זרימת דם משופרת זו עוזרת להגביר את המיקוד והריכוז, מה שמוביל לביצועים ולפרודוקטיביות טובים יותר. עובדי משרד המשתמשים בשולחנות עמידה מדווחים לעתים קרובות על תחושת מעורבות וערנות נפשית לאורך כל היום.

2. הגברת היצירתיות וכישורי פתרון בעיות

פעולת העמידה תוך כדי עבודה נקשרה ליצירתיות מוגברת ושיפור יכולות פתרון בעיות. עמידה מעודדת סביבת עבודה פעילה ודינמית יותר, שיכולה לעורר רעיונות יצירתיים ולטפח חדשנות. על ידי שילוב שולחן עמידה בשגרה שלהם, עובדי המשרד עשויים לחוות דחיפה בחשיבה היצירתית ובכישורי פתרון בעיות שלהם.

3. שיפור מצב הרוח והרווחה הנפשית

לשולחנות עמידה יש השפעה חיובית על רווחה נפשית על ידי קידום מצב רוח טוב יותר והפחתת רמות הלחץ. הפעולה הפיזית של עמידה מעוררת שחרור של אנדורפינים, הורמונים הידועים בכך שהם מעניקים "הרגשה טובה". בנוסף, שולחנות כתיבה עומדים מספקים תחושת חופש ואוטונומיה, ומאפשרים לאנשים לקבל שליטה על סביבת העבודה שלהם ולתרום להגיע לסביבת עבודה חיובית יותר.

טיפים מעשיים לניצול היתרונות של שולחנות כתיבה עומדים

כדי להפיק את המרב מהיתרונות של שולחנות כתיבה עומדים, הנה כמה טיפים מעשיים שכדאי לקחת בחשבון:

-מציאת השולחן וההגדרה הנכונים: בחרו שולחן עמידה המתאים לצרכים שלכם ומאפשר התאמת גובה קלה. ודאו כי תחנת העבודה שלכם תקינה מבחינה ארגונומית ותומכת בעמידה נוחה.

-שילוב תנועה קבועה ומתיחה: הימנעו מעמידה או ישיבה ממושכת במצב אחד. קחו הפסקות קצרות כדי להסתובב, להתמתח או לעסוק בפעילות גופנית קלה כדי למנוע נוקשות ולקדם את זרימת הדם.

-שמירה על ארגונומיה נאותה: התאימו את גובה שולחן העבודה כך ששורשי הידיים, המרפקים והצג יהיו במצב ניטרלי. השתמשו בציוד משרדי איכותי כגון משטח עכבר נגד עייפות ומוצרים נוספים לתמיכה כדי להפחית אי נוחות הנגרמת עקב עמידה ממושכת.

לסיכום, היתרונות של שולחנות כתיבה עומדים נותנים מענה לחששות הבריאותיים הקשורים לישיבה ממושכת ומספקים יתרונות קוגניטיביים המשפרים את הפרודוקטיביות והרווחה. על ידי שילוב שולחן עמידה בשגרת העבודה, עובדים יכולים ליהנות מיציבה משופרת, רמות אנרגיה מוגברות והפחתת הסיכון להפרעות שרירים ושלד. יתר על כן, היתרונות הקוגניטיביים של שולחנות עמידה, כגון מיקוד משופר, יצירתיות ומצב רוח, תורמים לחוויית עבודה חיובית ומרתקת יותר.

 

אחת משיטות הניהול המודרניות היא "מיקור חוץ". בבסיס שיטה זו עומד הרעיון שיש להשאיר בניהול ותפעול ישיר של הארגון את פעולות הליבה בלבד, ואת כל שאר הפעולות מומלץ להעביר לקבלן. באופן זה יוכל הארגון להתמקד ולהתמקצע בתחום ההתמחות שלו ובשירותים אותם הוא מציע, כך שמירב זמנו יוקצה לעשיה מהותית ולא לתפעול לוגיסטי.

בשנים האחרונות יותר ויותר עסקים מעברים למיקור חוץ את הניהול הלוגיסטי שלהם. הם יוצרים שיתוף פעולה עם חברה המספקת שירותי משרד חיצוניים.

למה זה כדאי?

חברות המספקות שירותים משרדיים לעסקים מתמחות בחשיבה ארגונית, כך שהן מספקות לעסק את כל השירותים הלוגיסטיים הנדרשים, החל מאיתור המזכירה האישית המתאימה, ובהתאם לצורך שקבעו עם בעל העסק. ניהול משרד יכלול את תפעול המשרד וניהול העובדים, קשרי לקוחות, ניהול יומני לקוחות, מענה לטלפונים ומענה אנושי לעסקים, מיילים והתכתבויות, מעקבים ותיוקים, הכנה של מצגות וטבלאות לצרכים שונים, חתימה על חוזים, תשלומים, הזמנות והתנהלויות מול ספקים, הוצאת הצעות מחיר, ועוד.
ניהול בסיסי של כספים יכלול מעקב אחר חשבונות בנק, ניהול של מערך הגביה, שליחה של חשבוניות, הכנה של דוחות כספיים, תזכורות לתשלומים, ועוד.
בנוסף יכולות חברות כאלה לספק בהתאם לצורך ולדרישה שירותים לניהול של פרוייקטים אדמיניסטרטיביים ולניהול של מערכות גביה.

מזכירה אישית במיקור חוץ תעשה עבור העסק מרחוק את כל מה שמזכירה היתה עושה במשרד: תיעוד, בקרה ומעקב, איסוף של נתונים, העברה של שיחות והודעות, הוצאת לפועל של משימות, ניהול של יומנים, מענה שוטף וטלפוני ומתן טיפול מיידי ללקוחות, ספקים ופונים פוטנציאליים ולכל צורך, חידוש ביטוחים ורשיונות, ניהול וארגון התכתבויות, ועוד.

אז למה זה עדיף?

• התהליך להשגת שירותי משרד בתוך העסק דורש זמן ומשאבים רבים. חיפוש מזכירה לעסק, למשל, זוהי מטלה מייגעת הכוללת פרסום של המשרה הרצויה במקומות המתאימים, סינון של קורות חיים לאחר שיתקבלו, עריכה של ראיונות עבודה, ואחרי כל זה נשאר לקוות שהמזכירה הנבחרת אכן תתאים, ושהיא תישאר שנים רבות בתפקידה. גם הכשרת העובדים לתפקידים הלוגיסטיים שאינם מהווים את מהות הפעילות של העסק- דורשת זמן ומשאבים. במיקור חוץ כל התהליכים הללו לא נופלים על הכתפיים שלכם.
• כשהעול הלוגיסטי מוטל עליכם כבעלי העסק, פעולות חשובות רבות נדחקות לשוליים מחוסר של זמן ומשאבים. אולם כששירותי משרד המסופקים על ידי חברה חיצונית- אתם יכולים להיות רגועים שכל מה שסוכם ביניכם יבוצע, והעסק לא ייפגע. אם הגביה שלכם לא מתבצעת באופן יעיל, לדוגמא, זה יגרור תזרים כספים שאינו מספק, ויפגע מיידית בעסק. כשיש לכם שירותי גביה וירטואליים אתם יודעים שהכל בתחום זה מבוצע באופן מקצועי, כולל מעקב אחר תשלומים של לקוחות, שליחה של תזכורות, מעקב אחר העברה בפועל של התשלומים, עדכון ויצירת דוחות תקופתיים על הגביה העסקית.
• מיקור חוץ לשירותי משרד חוסך עלויות רבות. בשכר העובדים הוא חוסך תשלומים של נסיעות, תשלומי חובה כמו ביטוח לאומי, פנסיה, דמי הבראה וימי חופשה, וכן עלויות של הוצאות רכב, ארוחות לעובדים ומתנות לחגים ואירועים. הוא חוסך את הצורך המקום פיזי בו יפעל המשרד, כולל תחזוקה של המשרד, ציוד וריהוט שיהיה בו, ציוד משרדי וציוד שוטף לעובדים, תשלומי שיחות, מחשבים ורשיונות לתוכנה ולחומרה, ועוד.
  בנוסף, מיקור חוץ לשירותי משרד ימנע מכם את הצורך לשלם משכורת שלמה לעובד, וידרוש מכם לשלם על שירותי המשרד הנדרשים בלבד, בהתאם לצורך שלכם.
• כששירותי המשרד שלכם נמצאים בידיים חיצוניות- המשרד ינוהל מרחוק גם כשאתם לא נמצאים בו. אתם יכולים להיות רגועים שיהיה מי שידאג לנוכחות העובדים, להתמודד עם היעדרויות של עובדים ולמצוא עובדים מחליפים בשעת הצורך, לעקוב אחר מילוי שעות נוספות וימי מחלה… ואם המזכירה עצמה לא יכולה לעבוד מסיבה כלשהי, אתם יכולים להיות רגועים שתימצא לה ממלאת מקום מבלי שזה ידרוש מכם לעשות דבר.
• שירותי משרד דיגיטליים כוללים מגוון של פלטפורמות מתקדמות לעבודה, תוכנות שונות וטכנולוגיות מגוונות שיספקו הגנה למידע העסקי, שירותים דיגיטליים המותאמים אישית, מערכות מתקדמות לעבודה, ונתונים נוספים שיוכלו להפוך את העבודה ליעילה הרבה יותר.

למעשה, חברות המספקות שירותי משרד ממקסמות את הביצועים, מקטינות את ההוצאות ומגדילות את הרווחים עבור העסקים שמשתמשים בשירותיהם. באופן זה משתלם לעסקים רבים לבחור כך, ובתוכם גם לעצמאים ולעסקים קטנים שצריכים שירותי משרד, אך אינם יכולים להרשות לעצמם להעסיק לצורך כך עובד נוסף.

מבעל העסק לא נדרש הרבה על מנת לקבל שירות כזה. עליו להיפגש עם החברה המספקת את שירותי המשרד, לבחון יחד איתם מה הצורך שלו, ואיזה שירותים יכולה החברה לספק לו כדי לייעל את עבודתו. בהתאם לכך תיבנה תכנית העבודה וייסגרו העלויות כפי שיתאמו ביניהם.

התשלום עבור שירות כזה יתבצע באחת משתי אופציות עיקריות. הראשונה היא במסגרת שעתית, כמו שירותי פרילנס. כשבעל העסק משלם עבור שירותי המשרד בהתאם לשעות שעבדו עבורו לפי הנתונים שסוכמו. האופציה השניה היא תשלום של מחיר חודשי קבוע בהתאם לחבילת השירותים שנקבעה מראש. בצורה כזו המחיר נשאר קבוע גם בזמנים של עומס.

הבשורה הטובה היא ששירותי משרד במיקור חוץ זולים הרבה יותר באופן משמעותי מתפעול של משרד בצורה מסורתית. עלות המעביד לאחזקה של עובד בחצי משרה ובשכר מינימום תסתכם בערך ב-5,300 ₪ בחודש, ואילו עלות חבילה בסיסית של שירותי משרד במיקור חוץ, נעה בין 1200-2000 ₪, כמובן תלוי בהתאם למספר השעות הנדרש בחודש. חבילה בסיסית כזו תכלול בדרך כלל מענה טלפוני, עדכונים במייל או בסמס, ניהול של יומן פגישות, של הזמנות, של מיילים ופקסים, תזכורות על מועדי פגישות, בניה והפקה של דוחות, והפקה של חשבוניות ממוחשבות, או חלק מן השירותים הללו בהתאמה אישית על פי דרישת העסק.

לכל עסק יש את תכנית העבודה שלו ואין עסק שיכול לעבוד מבלי לתכנן לטווחים שונים כיצד הוא מתכוון להתנהל. שכירים רבים חולמים להקים עסק ומגשימים זאת, אבל לומדים בדרך הקשה שלא תמיד מספיק לבוא עם חלום. צריך גם לדעת כיצד לנהל והאם אפשר לנהל לבד. אם לא, חשוב לדעת מה לעשות בעסק על מנת שיתנהל בדרך הטובה ביותר אחרת ההפסדים והחריקות בזרימת העסק ימנעו את הצלחתו במקרה הטוב, ובמקרה הגרוע יגרמו לפשיטת רגל ולסגירתו. בכל שנה קמים אלפי עסקים בישראל ואלפים אחרים נסגרים ולמרות שיש אין ספור קורסים והדרכות כיצד לנהל עסק, עדיין אנשים מתקשים לנהל את עצמם ואת העסק שלהם לאחר שהם יוצאים מהעולם השכיר לעולם העצמאות. היום כבר ברור שאם לא יודעים לנהל אפילו את הפרטים הקטנים מתקשים לעמוד בחובות של העסק הן כלפי לקוחות ועובדים והן כלפי המדינה ורשויות המס. לו רק בגלל זה מומלץ לשכור שירותי מזכירות לעסקים קטנים על מנת להימנע מנפילה כזאת לתוך הבלגאן שמאפיין כל מי שאינו מצוי בביורוקרטיה ואינו נחשב למסודר. 

סדר וארגון הם המפתח להצלחה

כל עסק צריך סדר וארגון אחרת לא מגיעים לשום מקום וזה ללא ספק הדבר האחרון שחושבים עליו כשמקימים עסק ורוצים להתקדם בו. באופן כללי ואם מסתכלים על זה מבחוץ, כל עסק מנהלים כלפי פנים וכלפי חוץ. יש מגעים שצריך לנהל עם גופים כמו בנקים ויש מגעים שצריך לנהל עם גורמי פנים כמו עובדים. כדי לנהל עסק צריך לגעת מה עושים בכל היבט של הניהול שלו – לקוחות, ספקים, עובדים, בית העסק עצמו ומבנים שונים הקשורים אליו, קשרים עם הרשויות וגופים שונים ועוד. אם מדובר בעסק שנותן שירותי ויש לו רק עובדים ומבנה, עדיין זה מחייב התנהלות נכונה גם כלפי חוץ וגם כלפי פנים. שירותי מזכירות לעסקים קטנים שמכניסים לעסק כזה יכולים לעשות את הסדר הנדרש ולהתחיל למיין בין כל הפעולות שחשוב לעשות כדי לדעת בדיוק מה נמצא איפה והכי חשוב – מתי נכנס כסף ומתי הוא צריך לצאת. כל זה כרוך בניירת, ניהול תכתובת ופעולות, ניהול חשבונות מסודר והעברת דוחות שונים לכל מי שצריך, תפעול התוכנות השונות שעליהן בנוי העסק, הפקת דוחות ונתונים שעוזרים לבעל העסק להבין איפה הוא נמצא, כמה הוא צריך לשלם, למי ומתי וכמה כסף עומד להיכנס אליו על מנת שיוכל לעמוד בכך.

ניהול הכספים על ידי שירותי מזכירות לעסקים קטנים

בעלי עסקים שרוצים רק לשבת ולייצר מוצרים ללקוחות או לתת להם שירותים מתקשים לעשות גם את העבודה החשובה של הגשת חשבוניות והוצאתן, גביית חובות והעברת תשלומים שונים. רבים מהם גם יעידו שזה החלק שהם פחות אוהבים לעסוק בו בעיקר משום שהם חוששים לטעות ולא לעמוד בתאריכים שבהם הם חייבים להגיש מסמכים, דוחות ומיסים. אין ספק ששירותי הנהלת חשבונות במיקור חוץ הם קריטיים להצלחת העסק כולו. הנהלת חשבונות היא בדיוק מה שמבדיל בין חובות לרשויות המס, לבנקים ולספקים ולעובדים לבין מי שמצליח לשמור על איזון ואף להרוויח. רק מי שנכנס לעולם העצמאים מבין עד כמה חשוב לעשות את כל זה בצורה מסודרת ומבלי לאבד את הקשר והמעקב אחר הניירת של העסק, תזרים המזומנים החוצה ופנימה ומילוי כל החובות. הנהלת חשבונות כזאת מסתכמת במקרים רבים גם באיסוף כל המסמכים הנדרשים והעברתם למשרד רואה החשבון של העסק מבלי לטפל בכל הנושאים הרגילים שהנהלת חשבונות עוסקת בהם, אבל גם שירותי מזכירות לעסקים קטנים שתפקידם הוא לאסוף את הנתונים והמסמכים יודעים עד כמה זה קריטי לדייק ולא להחמיץ תאריכים חשובים לדיווח ולתשלום.

לפתח שגרה מסודרת בעזרת המזכירה

כשאתם שוכרים שירותי מזכירות לעסקים קטנים אתם צריכים לזכור שאף מזכירה לא מצליחה בזה לבד. היא חייבת לעבוד עם הצד שמעסיק אותה ומשתף איתה פעולה על מנת שיוכלו להתקדם ולעשות את מה שנדרש ממנה. זה מחייב כל בעל עסק להתחיל לפתח שגרת יום וניהול נכונה ומסודרת כדי לא ללכת לאיבוד וכדי שלא ירדפו אחרי מי שצריך לקבל ממנו תשובות ופתרונות למצבים שונים. אם יש לכם מזכירה עם ראש גדול היא גם תפטור אתכם מהרבה נושאים שהייתם צריכים לעבוד עליהם לבד לולא היו לכם השירותים האלה ולכן מה שנדרש במקרה כזה הוא מעקב ופיקוח כדי לוודא בכל זאת שהכל נעשה כמו שצריך וכמו שאתם צריכים שיהיה. 

שירותי מזכירות מארגנים לכם את היום

הדרך לדעת אם ניהול העסק שלכם מוצלח היא לבדוק אם כל מה שאתם צריכים נמצא במקום ואתם מקבלים דיווחים בזמן גם על בעיות וגם כאשר דברים נעשים כמו שצריך. אם התשלומים מגיעים לכל מקום בזמן זה סימן שלא יהיו קנסות וריבית פיגורים ולא יהיו בעיות עם הבנק או על גוף אחר שמלווה לכם כספים ומצפה מכם לעמוד בהתחייבויות. הכי חשוב לדאוג לעובדים שמניעים את העסק ומזכירה טובה מקבלת את כל דיווחי השעות ומעבירה לחשב המשכורות על מנת להעביר שכר ותשלומים לרשויות המס בזמן וללא השמטות. זה בדיוק מה שמבטיח ניהול מוצלח של כל עסק, בלי הסתבכויות ומבלי להישאר חייב לאף אחד. כשהכל מתנהל בזמן ובסדר על ידי מזכירה שמעניקה לכם שירות אתם יכולים להיות רגועים שלפחות העסק שלכם מתנהל בצורה מסודרת.

שירותי משרד במאה ה-21 לא חייבים להיות דומים לאלה שהיו פעם. למרות שהמשימות אולי נראות דומות, ישנם כיום מגוון כלים טכנולוגיים ושירותים חדשניים המפשרים לבעלי עסקים לחסוך זמן, לייעל את פעילות העסק ולהשתמש במשאבים הנותרים לקידום והזנקת העסק קדימה.

על היתרונות והחסרונות בניהול עסק עצמאי

קיימות סיבות רבות להקמת עסק עצמאי: עבור רבים, מדובר בשלב מתבקש לאחר שנים של עבודה כשכירים, בהן צברו ניסיון וידע. עבור אחרים, זוהי דרך להגשמה ולמימוש הפוטנציאל העצמאי. למעשה, אם אתם קוראים את השורות האלה, וודאי גם לכם יש סיבה טובה להקמת העסק. עם זאת, ניהול שוטף של עסק עצמאי כולל מרכיבים רבים שאינם נוגעים בהכרח למידת הכישרון או למקצועיות שיש לכם בתחום. 

גם אם אתם מעולים במה שאתם עושים, יודעים כיצד לנהל זמן, שיווקיים ברמות מטורפות ומסוגלים לגבש עבור העסק תכנית אפקטיבית שתקפיץ אותו קדימה, תמיד יש ה"מטלות" שלא מרפות, אלו שגוזלות מכם זמן יקר ומשאבים, וכפי שנסביר בהמשך – גם עולות לכם בעקיפין לא מעט כסף. חלק ממשימות אלה קשורות למה שמכונה "שירותי משרד".

מהם שירותי משרד?

שירותי משרד, במובן הפשוט והמצומצם שלהם, כוללים מגוון פעולות "טכניות" שהן חלק משגרתו של כל משרד: שליחת מיילים, קבלת דואר, ניהול יומן, שליחה והוצאה של קבלות וחשבוניות, וניהול קשר שוטף עם לקוחות. ככל שהמשרד או העסק גדול יותר, מטבע הדברים שלל משימות המשרדנות רק מתרחבות, אולם קחו בחשבון כי בהתאם, הן גוזלות לא מעט זמן.

חיסכון, יעילות ומה שביניהם

אחת מן המשימות החשובות ביותר של כל בעל\ת עסק היא מציאת דרכים לייעול העבודה, חיסכון במשאבים ומיקסום הרווחים. לפני שנתחיל להסביר מעט יותר על הנושא, נציין כי אחת מהדרכים היעילות ביותר לחסוך במשאבים בעסק היא ללא ספק חיסכון בכוח אדם, כמובן איפה שניתן. כיום ישנן אפשרויות טכנולוגיות רבות החוסכות לנו ולעובדים שלנו מטלות רבות, כגון: תיוק מסמכים והעלאת מסמכים, ניהול זמן, יצירת קשר עם לקוחות וספקים רבים (גם מחו"ל) וכד'. בהתאם, בעלי עסקים רבים חושבים (ולעיתים בצדק), כי אין צורך להעסיק עובד או עובדת מיוחדים למשימות שונות, בעיקר בתחום המשרדנות, וניתן לבצע אותם עצמאית. לשיטה זו יש יתרון ברור – עלות העסקת העובדים הנוספים נחסכת, לעיתים קרובות גם עלות האחזקה של עוד משרד או מקום נוסף נחסכת גם היא. אולם, כאן נכנסת לתמונה עלות היעילות, ונסביר:

למרות שקיימות שלל דרכים טכנולוגיות שמקילות עלינו בכל הנוגע למשימות שונות, כמו שליחת דוא"ל, יומן דיגיטלי, תזכורות וכד', עדיין המשימות עצמן קיימות. במילים אחרות – גם אם לא צריך ללכת לדואר כדי לשלוח מכתב או לקבל מכתב, עדיין מישהו צריך לשבת, לכתוב את המייל או לקרוא אותו (שלא לדבר על לתייק אותו, לענות וכד'). כשבעל עסק בוחר לבצע את המשימות הללו בעצמו, הוא אולי חוסך את עלות אחזקת העובד או העובדת שיבצעו את המשימות האלה, אבל מפסיד את הזמן שלו עצמו, כלומר את הזמן  שבו היה יכול לעסוק במשהו אחר, רווחי יותר, מקדם יותר וכן הלאה. בדיוק בנקודה זו שיטת ה"ייעול" שהצגנו לעיל יכולה להפוך לחיסרון. הסתכלו על זה כך: ע"פ מחקרים, אנחנו מבזבזים בממוצע כרבע מזמן העבודה שלנו על מיילים, ויש שיגידו שאף קרוב לארבע שעות ביום, כלומר מעל שליש מיום עבודה ממוצע (תלוי איך מחשבים, אבל הבנתם את הרעיון). מה עם היינו משקיעים את אותו הזמן בקידום העסק בצורה אקטיבית, כמו שיווק, קמפיינים, שיפור מוצרים וכד'?

מיקור חוץ ושירותי משרד מרחוק

ישנם הרבה פתרונות לבעיה שהעלנו, שכן היא מאפיינת לא מעט מן העסקים הקטנים הנמצאים בתנופת צמיחה ונתקלים באותם האתגרים. הפתרון הראשון, הוא טכנולוגי – ישנן תוכנות חדשניות רבות, חלקן למשל מתחום ה-AI (בינה מלאכותית) שמנסות לתת מענה למשימות היום-יום שלנו, לרבות יצירת קשר עם לקוחות ומתן מענה אנושי. למרות שטכנולוגיות שכאלה הן ללא ספק יעילות וחדשניות, נכון להיום הן לא נותנות מענה כולל לשלל משימות המשרדנות, שלא לדבר על זה שהן יקרות מאוד. הפתרון השני והמומלץ ביותר, הוא שימוש בשירותי משרד מרחוק.

שירותי משרד מרחוק שייכים לתחום "מיקור חוץ" שהולך ותופס תאוצה בעולם הערבי. בגדול, מדובר על שיטה שמתאפיינת בהעברת חלק מתחומי הפעילות של החברה או העסק לספקים חיצוניים שאינם יושבים בחברה ואינם חלק מהחברה. שירותי מיקור חוץ ניתנים במגוון תחומים ולמעשה, אינם מוגבלים גיאוגרפית. בהקשר של שירותי משרד ספציפית, ניתן למנות לא מעט יתרונות כפי שנסביר מיד.

שירותי משרד מרחוק: יתרונות

• עלות: השירותים ניתנים ע"י חברה ולא ע"י אדם יחיד, מה שמסייע להורדת עלויות באופן משמעותי. בנוסף, העובדים אינם נחשבים לחלק מהעסק עצמו (כלומר העסק הזקוק לשירותים), עניין שגם לו השפעה על עלות השירות.
• התמחות במגוון שירותים: בשונה מהעסקת אדם בודד למשימות רבות, כאן מדובר בד"כ על שכירת שירותי חברה המתמחה באותן המשימות. התמחות זו באה לידי ביטוי הן בטכנולוגיות של אותה חברה, הן בתשתית הפעילות של החברה והן באיכות כוח האדם.
• יעילות בעריכת המשימות: בשכירת שירותים מחברה המתמחה בשירותי משרד בשיטת מיקור חוץ, אין צורך להתמודד מול עובד בודד בכל הנוגע ליעילותו בעשיית המשימות, אלא ההתנהלות כאן היא מול החברה הכוללת מספר רב של עובדים מנוסים.
• סדר ונגישות למידע: תחום נוסף שחשוב להתעכב עליו הוא הסדר בקבלת הנתונים. חברה המתמחה בשירותי משרד תדע להעניק לכם נתונים שוטפים באופן מסודר, נגיש ומוכן לשימוש.

לסיכום, חשוב לציין כי שירותי משרד מרחוק אינם מתאימים לכל עסק. כמו תמיד, נחיצות השירות מושפעת מגודל העסק, עלות השירות וצרכי העסק השוטפים. אולם, אין ספק כי מדובר בתחום שהולך ומתפתח בישראל וכזה המסייע לעסקים רבים שבחרו לשלבו בצורה מושכלת.

בתקופה שבה כל כך קשה למצוא עובדים למשרדים ולמקומות עבודה לאחר שנתיים של קורונה, אנחנו מוצאים מעסיקים שמנסים לשמור על העובדים שלהם מרוצים מאוד, על מנת שיישארו. היום זה כבר לא קשור בהכרח רק לתנאי שכר טובים אלא גם להקלות ולהטבות שונות מחוץ למשרד וגם בתוכו. סביבת העבודה הפכה להיות מאוד חשובה ואי אפשר לוותר עליה ועל מה שיכול להיות במשרד ומשרת את העובדים להנאתם. זה נמצא לא רק בהייטק כי אם גם בתחומים אחרים וגם מעסיקים בענפים שונים שלא היו מודעים עד כה לכך ולא עשו יותר מאשר יום חברה אחת לשנה או לכמה שנים מנסים למצוא כעת רעיונות לתת שירותים למשרד כדי לשמח את העובדים. בשביל זה הם מחפשים רעיונות שונים שייתנו לעובדים הרגשה שחשובים עליהם כל הזמן ולא רק ביום תשלום המשכורת.

ימי חברה וכיף תכופים יותר

נתחיל מהמובן מאליו שרוב המעסיקים מודעים לקיומו ואף מוכנים לעשות הרבה למענו. לכולם ברורה התועלת של ימי חברה וימי כיף וזה אף כדאי יותר מאשר להוציא את עובדות הבחרה ליום כיף ביום האישה. יום גיבוש של כל העובדים במקום מסוים כמו פארק מים או מתקנים שבהם אפשר לעשות כל מיני סדנאות גיבוש והופעות, לצאת יחד לארוחה משותפת או להזמין מופע ולצאת להצגה, כל אלה הם בוודאי יכולים להיות חלק מהעלאת המורל ומהגיבוש ההכרחי של כל העובדים בחברה. חבל מאוד לוותר על זה משום שההצעות שיש לכל מנהל חברה כזאת יכולות להיות מאוד כדאיות כלכלית. יש אין ספור הזדמנויות לקבל כרטיסים בהנחה לוועדי עובדים ולכן לצאת לפעילויות כיף משוחררות שבהן מתאווררים ומכירים טוב יותר את העובדים בפן האישי שלהם.

הרצאות העשרה

הרצאות העשרה הן הדרך הטובה ביותר לתת לעובדים ער מוסף אפילו מבלי להוציא אותם מהבניין, אם יש לכם חדר הרצאות או אולם שמתאים לכך. אתם יכולים ליהנות מהרצאות כאלה בכל נושא שמוסיף ידע ועניין וגם מרחיב אופקים. חלק מההרצאות יכולות להיות בנושאים שקשורים לתחום שלכם אבל מזווית אחרת, וחלק מהן יכול להיות בנושאים אחרים ואפילו ידע עולם שמרחיב אופקים ונותן להם הזדמנות לרענן את המחשבה שלהם ולקבל השראה אפילו מסיפורי חיים אחרים. הסוג הכי מרתק וחשוב הוא הרצאות שניתנות על ידי מי שיכול לתת להם כלים מתחום החשיבה החיובית, טיפים בניהול ובגיבוש עובדים, ידע נוסף על התפתחות אישית ויזמויות ופתיחת צהר לעולמות תוכן דומים במקומות אחרים. יש אין ספור רעיונות שיכולים לעזור לעובדים בחברה להתפתח ולתת למסרים לשקוע ולהניע אותם לפעולה ולהתפתח אישית. זה גם עוזר להם להרגיש טוב יותר בחברה עצמה.

אוכל, קולינריה, מטבח טוב ופינוקים

החלק הזה של שמירה על העובדים מרוצים נראה לכאורה מובן מאליו אבל לא תמיד אפשר להבין כיצד ליישם זאת, משום שיש דרכים שונות ורעיונות רבים שיכולים להתאים. זה מתחיל בכך שאפשר לתת תלושים לארוחות במקומות שווים, אם הם קיימים ליד הבניין שלכם, או לאפשר להם הזמנת משלוחים מפנקים מדי פעם למרות המזנון והקפטריה במקום. אין עובד שלא ישמח לפינוקים כאלה כמו ארוחת גורמה מדי פעם שמובאת לכל העובדים או פיצות אחרי משמרת מאומצת שבה עובדים על פרויקט מיוחד מדי פעם. בחברות הייטק נהוג למצוא שפים כדי לבשל לעובדים ולפנק אותם בצורה מרוכזת אבל אם לא נהוג אצלכם אפשר לפחות לדאוג למשלוחי מזון טעימים או לעגלות פינוקים שיעברו במסדרונות או הצבת דוכן כזה במטבחון. כשמדובר במטבחון החברה חשוב מאוד שיהיו שם המוצרים הטובים ביותר גם בקפה ובתה ובעוד מוצרים שהם יכולים להתפנק בהם מדי פעם באמצע העבודה. אין דבר יותר בעייתי ממטבחון שאינו מצויד היטב בכל מיני פינוקים גם בחברה שעובדים בה מתשע עד חמש בלבד. זה תמיד מחמם את הלב לדעת שהבוס שלכם שמח לפנק אתכם בעוגיות טובות ובקפה.

מתקני בישול טובים במטבחון

אם כבר מדברים על המטבחון, אל תשכחו לשים שם מכונת אספרסו וקפסולות במלאי מספיק. זה כולל גם חלב ומקציף חלב וכל מה שהם צריכים על מנת להרגיש שיש מי שדואג להם והם לא צריכים לבזבז כסף על כל הדברים האלה מחוץ למשרד או להיגרר אתם מהבית. זה כולל גם מיקרוגל וטוסטר לכל מי שרוצה את זה ומקרר גדול שעובר ניקיון ותחזוקה שוטפת על מנת שיהיה שמיש.

שירותים נקיים על כל מה שצריך

אם כבר מדברים על שירותים למשרד, הכי בסיסי הוא הכי חיוני. לא בכל משרד יש שירותים ראויים לשימוש ולא תמיד מתחזקים אותם כמו שצריך. לכן, רצוי שיהיו שם מספיק מתקנים גם לנשים וגם לגברים ושהם יהיו נקיים ומתוחזקים בצורה טובה וראויה. במקומות קטנים אפשר לדאוג גם לכל מה שנשים זקוקות לו מבחינת היגיינה בשירותים עצמם וזה יכול להיות נחמד למצוא את זה שם כשנתקעים בלי מלאי פרטי של דברים חיוניים כאלה.

נופש וחופשות

זה נדיר שיוצאים לחופשה ביחד אבל במקומות מסוימים אפשר לארגן טיולים ונופשונים יחד כדי לבלות את סוף השבוע במקום מוערך ואהוב. אתם יכולים לקבל מחירים מיוחדים לעובדים ולהנהלות וזאת תהיה דרך נפלאה נוספת לגבש את העובדים שלכם מחוץ למשרד כדי שיוכלו לשוב אליו רעננים ועם כוחות מחודשים. יש מקומות שבהם תוכלו לבלות גם ביציאה לפעילות אתגרית של ממש וזה בוודאי יצטבר לזיכרונות המשותפים של כולם והתחברות משותפת בקלות. אם ההנהלה מצטרפת ואפשר לראות אותה בהזדמנות לא פורמלית כזאת זה גם מגביר את יחסי האמון בין ההנהלה לעובדים כאשר יוצאים יחד לחופשה ומכירים זה את זה טוב יותר.

המציאות התעסוקתית של מרבית האנשים היא זהה – ישיבה ממושכת וארוכה במיוחד מול מסכי מחשב. רבים מאתנו מגדילים ונמצאים גם לא מעט מול הטלפון הסלולארי, במה שיוצר מגוון רחב של בעיות. מעבר לבעיות העיניים המתבקשות, הנושא של בעיות גב הוא קריטי וחשוב. אנשים רבים לא יושבים על כסאות מתאימים ויוצרים לעצמם זווית לא נוחה לצוואר ולשכמות, במה שמסתכם, בסופו של דבר, בכאבי גב שיכולים להפוך לכרוניים. כדי להימנע מזה, יש לייצר מודעות ומעבר לכך, למצוא את הכיסא הנכון.

הכיסא הנכון

יש כיום מגוון עצום של כסאות אורתופדיים למשרד או לחדר העבודה, אשר יכולים לשפר את חייכם בצורה משמעותית. לכיסאות החדשים יש את היכולת להכיל את הגב שלכם בצורה נוחה, לייצר זווית אופטימלית, ולהיות מספיק מרופדים ונוחים כך שלא תרגישו שאתם יושבים עליהם במשך מספר שעות רצוף. אנשים רבים נמצאים לעיתים מול המחשב במשך 5 או 6 שעות לפני שהם קמים לראשונה להפסקת הצהריים שלהם. הם חייבים לקבל את התמיכה הנכונה, כדי שהגב והשכמות לא יכאבו להם. המציאות היא קשה, אך יש דרכים להתמודד איתה וזה מתחיל עם כיסא נכון.

להימנע מבעיות גב

חשוב להבין את המורכבות של בעיות גב. בעיות גב יכולות להתחיל מכאבים קלים, להימשך לכאבים כרוניים ולהמשיך לפריצות דיסק ונזקים בלתי הפיכים, שכוללים גם טיפולים וניתוחים. הסכנות הן רבות וההשפעה של הגב היא כל אזור בגוף שלנו, כך שחשוב לשמור עליו. אנשים אשר עובדים במשרדים חייבים להתעקש על כסאות איכותיים למשרד, כדי לשמור על הבריאות שלהם. הרבה משרדים נוטים לזלזל בעובדים ובחשיבות של הנושא, אך יש לא מעט סכנות בישיבה ממושכת מול מחשב, והמודעות לכך עולה. כך לדוגמה, יש הרבה מקומות שמדרבנים את העובדים לקחת הפסקות ולבצע פעילויות אחרות, על מנת לשמור על שני האזורים המועדים ביותר לפורענות – הגב והעיניים.

להבין את החשיבות

הגב הוא איבר שנשחק עם השנים, ואם לא שומרים עליו, השחיקה מגיעה מוקדם מהצפוי. אנשים מרגישים כאבי גב כבר מגיל מוקדם ונאלצים להתמודד עם קשיים לאורך שנים ארוכות. יש אנשים שמשנים את החיים שלהם בגלל כאבי גב, ויש לעשות את ההתאמות כבר מגיל מוקדם. יש חשיבות עצומה למזרון איכותי במיטה, ולמאמץ מינימלי על הגב, אך העובדה שאנו יושבים מול מחשב במשך 8 עד 9 שעות ביום, היא הבעייתית ביותר. כסאות אורתופדיים למשרד חייבים להוות את הסטנדרט עבור כולם, על מנת שיוכלו להמשיך לעבוד בצורה טובה, לחיות טוב ולייצר תפוקה איכותית, בזכות העובדה שהם מרגישים בנוח, ומסוגלים לשבת שעות ארוכות בלי להרגיש כאב. מדובר בנושא שלא מוערך מספיק, וחייב לעלות לכותרות עבור כל מי שנמצא מול מחשב יותר מכמה שעות ביום.

עבור הרבה מאוד אנשים, המשרד הוא למעשה סוג של בית. מרבית האנשים מבלים במשרד הרבה יותר מאשר בבית בשעות בהן הם ערים, ולכן, יש להשקיע מאוד בכל מה שקשור לנראות ואווירה. יש אנשים שמשקיעים הרבה מאוד בעמדת העבודה שלהם ובסביבה הקרובה שלהם, על מנת שהם ירגישו נעים לעבוד. מעבר לכך, ואולי חשוב מכך, יש להשקיע באווירה, כדי לייצר סביבת עבודה נעימה עם הקולגות שלכם. יש כמה וכמה דרכים בהן אפשר לייצר אווירה כיפית במשרד, עם הצוות הקרוב אליכם, ובמשרד באופן כללי.

הדרך ללב עוברת בקיבה

הדרך הקלה ביותר להתחבב על אנשי המשרד, ולגרום להם לחבב אתכם, היא להיות נדיבים. יש הרבה אנשים שמוציאים קערת ממתקים או מחליטים לחלוק את האוכל שלהם עם אנשים אחרים. הדרך לליבם של הרבה אנשים עוברת דרך קיבתם. דבר נוסף הוא עניין האסתטיקה והניקיון. אנשים אוהבים להיות במקומות בהם הם מרגישים נעים. ככל שעמדת העבודה שלכם תהיה נעימה ומושכת יותר, אנשים ירצו להיות בסביבתכם. אחד הדברים החשובים שצריך לעשות, זה להתעניין בעבודת האחר, גם אם היא לא קשורה אליכם. אנשים אוהבים להתלונן ומחפשים אחר אוזן קשבת. אמפתיה היא תמיד הדרך הבטוחה לליבו של אדם אחר.

הכרת תודה וזמן משותף

במקומות עבודה, הכרת תודה היא לא תמיד מובנת מאליה. אנשים עושים פעולות ולא מקבלים שום פידבק. כל אדם שמודה או נותן איזשהו משוב לחברו, יוצר סביבת עבודה נעימה ומהנה יותר. שעת הצהריים היא כמובן קריטית להוואי. יש הרבה אנשים שמחליטים לאכול בעמדת העבודה שלהם, מפאת נוחות או קוצר בזמן. חשוב מאוד לייצר ארוחת צהריים משותפת ולנסות לפנות כחצי שעה או 40 דקות כדי לאכול, ולא לדבר על עבודה. בין אם אתם מביאים אוכל מהבית, או מזמינים בחוץ, השהות המשותפת היא קריטית. חשוב מאוד גם להתאים את עצמכם לסביבת העבודה, בין אם היא שקטה או תוססת, וזאת כדי להשתלב בצורה אופטימלית. הקצב בו אנשים עובדים גם הוא חשוב לכימיה המשותפת.

ימי גיבוש ותחרויות בריאות

גיבוש הוא חלק בלתי נפרד מהאווירה, ולכן, חשוב לייצר פעולות מגבשות. בין אם מדובר במפגש אחרי שעות העבודה, נופש חברה, או יום כיף, זה משהו שחייב לקרות אחת לתקופה. ההומור המשותף זה משהו שנוצר עם הזמן, אך חשוב לשמר את הכימיה הזו, ולייצר גם תחרויות קטנות בין הצוותים, כדי לעורר עניין חברתי חיובי, עם תגמול בסופו. לבעל העסק יש חלק חשוב ביצירת אווירה כיפית במשרד, אך זה גם תלוי בכל אחד מבאי המשרד. חשוב להשקיע בזה מחשבה, ולעשות מאמצים אקטיביים כדי לייצר אווירה נעימה ומשרד שכיף לבוא אליו בכל יום. יש מספיק קשיים בעבודה, כולל הנושא המקצועי והפקקים בבוקר, אך אין זה אומר שבמשרד לא צריכה להיות אווירה מהנה וכיפית.

כיסאות הם חלק בלתי נפרד מהעבודה במשרד וככאלה יש להם השפעה רבה על נוחות העבודה בטווח הקצר, אך גם על בריאות העובדים בטווח הרחוק. אז כיצד בוחרים כיסאות שיאפשרו לעובדים נוחות מרבית בכל שעות העבודה, ולא יחזירו אותם הביתה עם כאבי גב כל יום?

ארגונומיה

הארגונומיה היא מדע שלם העוסק ביחסי הגומלין בין האדם לסביבתו, ובין היתר בהתאמת סביבת העבודה לעובד באופן שישמר את בריאותו ויאפשר לו לתפקד כראוי במהלך שעות העבודה (וגם אחריהן). ארגונומיים רבים מעידים על כמה פרמטרים חשובים שיש להתחשב בהם בעת בחירת ריהוט משרדי, ובפרט כסאות:

• התאמת הגובה והרוחב
• גמישות תנועה
• הגנה ותמיכה בצוואר, גב ומותניים, כשמומלץ להתחשב גם ברגליים ובברכיים

איך בוחרים כסא המבטא את העקרונות הללו?

קיימים כיום כיסאות רבים הכוללים אפשרות להתאמת גובה המשענת, לצד גובה הכסא עצמו. באשר לרוחב, לרוב לא ניתן לבחור כסאות בהתאמה אישית לעובד, אולם ניתן בהחלט לבחור כסאות עם רוחב ממוצע שיאפשר לעובדים טווח תנועה בעת הישיבה. כמו כן, מומלץ לבחור כסאות בהתאם לגובה שולחנות או עמדות העבודה, וכן גם רוחב שיאפשר לעובדים להתקרב לעמדה או לשולחן במידת הצורך, מבלי להיתקל באובייקט כלשהו.

באשר לגמישות התנועה, הכוונה היא למתן אפשרות לנוע לכל הצדדים, מבלי שהעובד יצטרך להפעיל לחץ או כוח רב על מנת לזוז. בהקשר זה, יש לציין שמומלץ לבחור כסא הכולל תשתית איכותית וגלגלים עמידים לאורך זמן.

כיצד ניתן להעניק תמיכה מרבית לגוף בעת הישיבה?

באופן כללי, מומלץ לבחור בכסאות התומכים מראש ביישבה זקופה וישרה, ומעניקים תמיכה נגדית לגב ולצוואר. קיימים סוגים שונים של כסאות, החל מכסאות ללא משענת בכלל המעוצבים באופן המחייב את היושב עליהם "להתיישר" ולשבת זקוף, ועד לכסאות עם משענת קמורה הניתנת להתאמה לגובה.

אולם, חשוב לציין נושא לא מוכר כ"כ והוא התמיכה בברכיים וברגליים בכלל, בעת הישיבה. ראשית, מומלץ לבחור בכסא שקצה המושב שלו מעוגל מעט, על מנת לתמוך כראוי באזור הברכיים. לחלופין, לחץ מאחורי הברכיים עלול להוביל לחוסר נוחות במקרה הטוב, ול"הירדמות" חוזרת ונשנית של האזור במקרה הפחות טוב. בהקשר של גובה הכסא כאמור, הכסא אמור להיות בגובה הברכיים, כאשר שתי כפות הרגליים מונחות ישר על הקרקע.

עיצוב כסא משרדי

במידה וכבר ישנו ריהוט קבוע במשרד, חשוב להתאים את הכיסאות לסגנון הקיים, הן מבחינת הצבעים וכד', אולם גם מבחינת הקונספט העיצובי , שכן כסאות שיתאימו לחברה המעוניינת לשדר אווירה צעירה, חדשנית ודינאמית אולי לא יתאימו למשרד עורכי דין בעל תדמית מקצועית ויוקרתית יותר. בנוסף, כסא מנהלים או כסא ישיבות לא יהיה זהה בהכרח לכיסא של עמדות עובדים.

איכות ובטיחות

לסיכום, חשוב להדגיש את נושא הבטיחות והאיכות: רכישה של כיסאות משרדיים איננה עניין של מה בכך, ולכן יש לבחור כיסאות איכותיים מחברה אמינה, ובעלי אחריות מספקת. לרבים מהמאפיינים שהזכרנו לעיל, קיימת השפעה על בטיחות העובדים בעת הישיבה ובכלל ולכן יש לבחור כיסאות העשויים מחומרי הגלם העמידים והאיכותיים ביותר.

לא משנה אם המשרד שלכם בבית או בכל מקום אחר, כל עוד יש לכם משרד – המאמר הבא מיועד עבורכם. לפניכם 5 דברים שכל אחד חייב שיהיה לו במשרד.

1. שעון קיר

כן, שעון. לא כי אין לכם שעון במחשב או בסמארטפון, ולא כי שעון קיר הוא הדרך הנוחה ביותר לראות מה השעה בכל זמן נתון, אלא דווקא בשביל האורחים שלכם, הרי חשבו על זה: קרה לכם כבר שישבתם במשרד בפגישה ורציתם לדעת מה השעה, אבל מכל סיבה שהיא, השעון\פלאפון היה בתיק? ובכן, היות ומדובר בסיטואציה נפוצה למדי ושעון קיר הוא עדיין אובייקט מקובל מאוד במשרדים ואף במקומות ציבוריים, היינו ממליצים לכם לרכוש אחד ולתלות אותו באופן שבו מי שיושב מולכם יוכל להציץ בו בלי בעיה.

• מדפסת קטנה

במשרדים רבים, בבנייני משרדים וקומות משרדים למיניהן, נהוג למקם מדפסת חדישה, משוכללת וחכמה בקומה לשימוש כמה משרדים בו זמנית. אולם, מי שכבר התנסה בשימוש במדפסת כזו יודע גם להצביע על החסרונות שבה, למשל העובדה שרבות מהן (על אף השכלול הרב) פשוט לא יודעות להתמודד עם כמה הדפסות מכמה משרדים במקביל, ואם תוסיפו לזה גם את הצורך בכמה קומות של דפים, ואת העובדה שלפעמים הדפים נגמרים או נתקעים, תקבלו פוטנציאל לבעיות מיותרות. בקיצור, אם את יכולים הכניסו למשרד שלכם מדפסת קומפקטית, שתאפשר לכם להדפיס כמה דפים במהירות ויעילות ולשימושכם הפרטי, פשוט כדי לייעל את העבודה עצמה.

• פתקים, עטים, עפרונות ומה שביניהם

מחשב הוא מטבע הדברים כלי נהדר, אבל הוא לא מספיק עבור כתיבת דברים קטנים, לרבות משימות שיש שלכם להספיק, הערות שהרגע קיבלתם בטלפון שאתם מפחדים לשכוח, או אפילו מספר טלפון שהרגע קיבלתם ממישהו. אגב, פתקים או דפים וכלי כתיבה הם שימושיים במיוחד גם לקולגות ולאורחים שמגיעים למשרד. בנוסף, הם לא תופסים הרבה מקום.

• מגן פרטיות למסך

מגן פרטיות הוא מוצר חדש יחסית ופחות מוכר, אך שימושי להפליא. בגדול, מדובר על מגן המונח או מודבק על המסך, ומאפשר רק למי שנמצא ממש בסמוך אליו לקרוא או לראות את מה שמתרחש עליו. חשוב להדגיש – אנחנו ממש לא ממליצים לכם להתקין אחד כזה כדי למנוע מהבוס לראות מה אתם עושים, אלא כדי לשמור על הפרטיות שלכם ועל פרטיות המידע שאתם חשופים אליו, בייחוד עם העבודה השוטפת שלכם כוללת גישה למידע אישי וחסוי על אנשים אחרים, על החברה וכד'. מגן כזה מומלץ גם לכל מי שעובד במשרד בו ישנם כמה עובדים בו זמנית.

• זיכרונות ניידים (דיסק און קי ועוד)

עבודה במשרד כוללת בד"כ גם את הצורך לשמור ולתייק מידע מסוגים שונים, ובגלל שאנחנו בכל זאת חיים בעידן בו ברור לכולם מדוע יש צורך להפחית בכמות ההדפסות, אך עדיין קיימות תקלות שיכולות לגרום למחיקת קבצים, אי שמירתם ואיבודם, חשוב להחזיק במשרד לפחות דיסק או קי אחד אם לא כמה, שיסייעו לכם לשמור על מידע, להעביר אותו לאחרים בקלות ולהיות בטוחים בסוף יום העבודה כי המידע נשמר במדויק, מבלי להיות תלוי במחשב.

מיקור חוץ של שירותי משרד הפכו לאחת הדרכים הנפוצות ביותר לייעול עסקים, בכל גודל ובכל שלב, באמצעותם ניתן לחסוך זמן יקר ולהפנות את המרץ והאנרגיה לטובת פעילות הליבה העסקית. מהם היתרונות הנוספים של שירותי משרד ומזכירות חיצוניים? הנה כמה מהבולטים שבהם.

עלויות נמוכות יותר

על אף שהמחיר ההתחלתי עשוי להרתיע אתכם, מיקור חוץ לשירותי המשרד הוא ללא ספק אחת ההוצאות הקטנות ביותר שיהיו לכם עם הזמן – פשוט כי הוא טומן בחובו שלל פונקציות עסקיות שנחסכים מכם, בכל יום מחדש. חשבו על ההוצאות שיש לכם על מענה ללקוחות ועל מתן שירות לקוחות מדי יום, על הנהלת החשבונות במשרד, על הוצאת סידורי עבודה או אפילו הוצאות על ביטוח לאומי ומיסים נוספים הכרוכים בניהול עובדים – ההוצאות האלו כולן מתגלמות לכדי שירות אחד מסודר, עם כתובת אחת, שבסופו של דבר עולה לכם הרבה פחות. אין צורך לדאוג משעות נוספות, הוצאות בלתי צפויות, תביעות אבטלה או עזיבה פתאומית של עובדים – הכל מנוהל מראש, בצורה מסודרת, בכל יום מחדש.

הצורך בגיוס יורד

עלות שכירת עובד משתנה בהתאם למיקום, לתעשייה הספציפית ולגודל הארגון, אך בסופו של דבר מדובר באלפי שקלים. בנוסף לכך, לעתים קרובות תקן מתמלא רק לאחר זמן ולכן בסופו של דבר עלויות הגיוס גבוהות מאוד. כשאתם בוחרים שירותי משרד ומזכירות חיצוניים אתם מבטלים את העלויות הללו ואת בזבוז הזמן שעשוי להיגרם כתוצאה ממלאכת הגיוס של עובדים חדשים. למצוא כשרונות חדשים, לראיין אותם, לבדוק רקע כללי ולנהל משא ומתן על המשכורת – כל הדברים הללו גוזלים זמן יקר ודורשים גם השקעת משאבים כספיים, וגם בסופו של תהליך, אין ערובה לכך שהעובד החדש יישאר בעבודה לאורך זמן. כשאתם בוחרים בשירותי מיקור חוץ שכאלו, אתם נותנים לכל העובדים יותר זמן להתמקד בעבודה עצמה ובשירות הכרוכים בה, ולא בגיוס או בהכשרה.

יעילות משופרת

אם אתם מסתמכים על שירותי מזכירות מאוד ממוקדים לעסק (לא יותר מאדם אחד או שניים), סביר להניח שתהיו מאוד מתוסכלים כשהם נזקקים ליום חופש באופן בלתי צפוי – והסיטואציות האלו קורות המון, מטבע הדברים. מצד אחד זוהי זכותם המלאה, אך מאידך אתם נמצאים בבעיה כיוון שאתם תלויים באופן טוטאלי באדם אחד, והמשמעות היא אחת: העסק שלכם נמצא בסיכון להיות בביצועים נמוכים יותר כשהקשיים הללו צצים. כשאתם בוחרים בשירותי מזכירות במיקור חוץ, יש צוות שלם שמכיר את העסק שלכם, יודע מה לעשות במקרה של סיטואציות בלתי צפויות ופשוט מגבה אתכם כל הזמן.

37% עוברים למיקור חוץ

מחקר שנערך לאחרונה מצא כי יותר משליש מהעסקים הקטנים (37%) בוחרים להוציא לפחות תהליך עסקי אחד למיקור חוץ. כשהבעלים לא צריכים לדאוג לתפעול השוטף, כשהם שקטים ורגועים מבחינות נוספות הקשורות למזכירות או לשירות בעסק, יש להם הרבה יותר זמן לבנות אסטרטגיה שתצמיח את העסק לאורך זמן.