אחת משיטות הניהול המודרניות היא "מיקור חוץ". בבסיס שיטה זו עומד הרעיון שיש להשאיר בניהול ותפעול ישיר של הארגון את פעולות הליבה בלבד, ואת כל שאר הפעולות מומלץ להעביר לקבלן. באופן זה יוכל הארגון להתמקד ולהתמקצע בתחום ההתמחות שלו ובשירותים אותם הוא מציע, כך שמירב זמנו יוקצה לעשיה מהותית ולא לתפעול לוגיסטי.
בשנים האחרונות יותר ויותר עסקים מעברים למיקור חוץ את הניהול הלוגיסטי שלהם. הם יוצרים שיתוף פעולה עם חברה המספקת שירותי משרד חיצוניים.
למה זה כדאי?
חברות המספקות שירותים משרדיים לעסקים מתמחות בחשיבה ארגונית, כך שהן מספקות לעסק את כל השירותים הלוגיסטיים הנדרשים, החל מאיתור המזכירה האישית המתאימה, ובהתאם לצורך שקבעו עם בעל העסק. ניהול משרד יכלול את תפעול המשרד וניהול העובדים, קשרי לקוחות, ניהול יומני לקוחות, מענה לטלפונים ומענה אנושי לעסקים, מיילים והתכתבויות, מעקבים ותיוקים, הכנה של מצגות וטבלאות לצרכים שונים, חתימה על חוזים, תשלומים, הזמנות והתנהלויות מול ספקים, הוצאת הצעות מחיר, ועוד.
ניהול בסיסי של כספים יכלול מעקב אחר חשבונות בנק, ניהול של מערך הגביה, שליחה של חשבוניות, הכנה של דוחות כספיים, תזכורות לתשלומים, ועוד.
בנוסף יכולות חברות כאלה לספק בהתאם לצורך ולדרישה שירותים לניהול של פרוייקטים אדמיניסטרטיביים ולניהול של מערכות גביה.
מזכירה אישית במיקור חוץ תעשה עבור העסק מרחוק את כל מה שמזכירה היתה עושה במשרד: תיעוד, בקרה ומעקב, איסוף של נתונים, העברה של שיחות והודעות, הוצאת לפועל של משימות, ניהול של יומנים, מענה שוטף וטלפוני ומתן טיפול מיידי ללקוחות, ספקים ופונים פוטנציאליים ולכל צורך, חידוש ביטוחים ורשיונות, ניהול וארגון התכתבויות, ועוד.
אז למה זה עדיף?
- התהליך להשגת שירותי משרד בתוך העסק דורש זמן ומשאבים רבים. חיפוש מזכירה לעסק, למשל, זוהי מטלה מייגעת הכוללת פרסום של המשרה הרצויה במקומות המתאימים, סינון של קורות חיים לאחר שיתקבלו, עריכה של ראיונות עבודה, ואחרי כל זה נשאר לקוות שהמזכירה הנבחרת אכן תתאים, ושהיא תישאר שנים רבות בתפקידה. גם הכשרת העובדים לתפקידים הלוגיסטיים שאינם מהווים את מהות הפעילות של העסק- דורשת זמן ומשאבים. במיקור חוץ כל התהליכים הללו לא נופלים על הכתפיים שלכם.
- כשהעול הלוגיסטי מוטל עליכם כבעלי העסק, פעולות חשובות רבות נדחקות לשוליים מחוסר של זמן ומשאבים. אולם כששירותי משרד המסופקים על ידי חברה חיצונית- אתם יכולים להיות רגועים שכל מה שסוכם ביניכם יבוצע, והעסק לא ייפגע. אם הגביה שלכם לא מתבצעת באופן יעיל, לדוגמא, זה יגרור תזרים כספים שאינו מספק, ויפגע מיידית בעסק. כשיש לכם שירותי גביה וירטואליים אתם יודעים שהכל בתחום זה מבוצע באופן מקצועי, כולל מעקב אחר תשלומים של לקוחות, שליחה של תזכורות, מעקב אחר העברה בפועל של התשלומים, עדכון ויצירת דוחות תקופתיים על הגביה העסקית.
- מיקור חוץ לשירותי משרד חוסך עלויות רבות. בשכר העובדים הוא חוסך תשלומים של נסיעות, תשלומי חובה כמו ביטוח לאומי, פנסיה, דמי הבראה וימי חופשה, וכן עלויות של הוצאות רכב, ארוחות לעובדים ומתנות לחגים ואירועים. הוא חוסך את הצורך המקום פיזי בו יפעל המשרד, כולל תחזוקה של המשרד, ציוד וריהוט שיהיה בו, ציוד משרדי וציוד שוטף לעובדים, תשלומי שיחות, מחשבים ורשיונות לתוכנה ולחומרה, ועוד.
בנוסף, מיקור חוץ לשירותי משרד ימנע מכם את הצורך לשלם משכורת שלמה לעובד, וידרוש מכם לשלם על שירותי המשרד הנדרשים בלבד, בהתאם לצורך שלכם. - כששירותי המשרד שלכם נמצאים בידיים חיצוניות- המשרד ינוהל מרחוק גם כשאתם לא נמצאים בו. אתם יכולים להיות רגועים שיהיה מי שידאג לנוכחות העובדים, להתמודד עם היעדרויות של עובדים ולמצוא עובדים מחליפים בשעת הצורך, לעקוב אחר מילוי שעות נוספות וימי מחלה… ואם המזכירה עצמה לא יכולה לעבוד מסיבה כלשהי, אתם יכולים להיות רגועים שתימצא לה ממלאת מקום מבלי שזה ידרוש מכם לעשות דבר.
- שירותי משרד דיגיטליים כוללים מגוון של פלטפורמות מתקדמות לעבודה, תוכנות שונות וטכנולוגיות מגוונות שיספקו הגנה למידע העסקי, שירותים דיגיטליים המותאמים אישית, מערכות מתקדמות לעבודה, ונתונים נוספים שיוכלו להפוך את העבודה ליעילה הרבה יותר.
למעשה, חברות המספקות שירותי משרד ממקסמות את הביצועים, מקטינות את ההוצאות ומגדילות את הרווחים עבור העסקים שמשתמשים בשירותיהם. באופן זה משתלם לעסקים רבים לבחור כך, ובתוכם גם לעצמאים ולעסקים קטנים שצריכים שירותי משרד, אך אינם יכולים להרשות לעצמם להעסיק לצורך כך עובד נוסף.
מבעל העסק לא נדרש הרבה על מנת לקבל שירות כזה. עליו להיפגש עם החברה המספקת את שירותי המשרד, לבחון יחד איתם מה הצורך שלו, ואיזה שירותים יכולה החברה לספק לו כדי לייעל את עבודתו. בהתאם לכך תיבנה תכנית העבודה וייסגרו העלויות כפי שיתאמו ביניהם.
התשלום עבור שירות כזה יתבצע באחת משתי אופציות עיקריות. הראשונה היא במסגרת שעתית, כמו שירותי פרילנס. כשבעל העסק משלם עבור שירותי המשרד בהתאם לשעות שעבדו עבורו לפי הנתונים שסוכמו. האופציה השניה היא תשלום של מחיר חודשי קבוע בהתאם לחבילת השירותים שנקבעה מראש. בצורה כזו המחיר נשאר קבוע גם בזמנים של עומס.
הבשורה הטובה היא ששירותי משרד במיקור חוץ זולים הרבה יותר באופן משמעותי מתפעול של משרד בצורה מסורתית. עלות המעביד לאחזקה של עובד בחצי משרה ובשכר מינימום תסתכם בערך ב-5,300 ₪ בחודש, ואילו עלות חבילה בסיסית של שירותי משרד במיקור חוץ, נעה בין 1200-2000 ₪, כמובן תלוי בהתאם למספר השעות הנדרש בחודש. חבילה בסיסית כזו תכלול בדרך כלל מענה טלפוני, עדכונים במייל או בסמס, ניהול של יומן פגישות, של הזמנות, של מיילים ופקסים, תזכורות על מועדי פגישות, בניה והפקה של דוחות, והפקה של חשבוניות ממוחשבות, או חלק מן השירותים הללו בהתאמה אישית על פי דרישת העסק.
