לכל עסק יש את תכנית העבודה שלו ואין עסק שיכול לעבוד מבלי לתכנן לטווחים שונים כיצד הוא מתכוון להתנהל. שכירים רבים חולמים להקים עסק ומגשימים זאת, אבל לומדים בדרך הקשה שלא תמיד מספיק לבוא עם חלום. צריך גם לדעת כיצד לנהל והאם אפשר לנהל לבד. אם לא, חשוב לדעת מה לעשות בעסק על מנת שיתנהל בדרך הטובה ביותר אחרת ההפסדים והחריקות בזרימת העסק ימנעו את הצלחתו במקרה הטוב, ובמקרה הגרוע יגרמו לפשיטת רגל ולסגירתו. בכל שנה קמים אלפי עסקים בישראל ואלפים אחרים נסגרים ולמרות שיש אין ספור קורסים והדרכות כיצד לנהל עסק, עדיין אנשים מתקשים לנהל את עצמם ואת העסק שלהם לאחר שהם יוצאים מהעולם השכיר לעולם העצמאות. היום כבר ברור שאם לא יודעים לנהל אפילו את הפרטים הקטנים מתקשים לעמוד בחובות של העסק הן כלפי לקוחות ועובדים והן כלפי המדינה ורשויות המס. לו רק בגלל זה מומלץ לשכור שירותי מזכירות לעסקים קטנים על מנת להימנע מנפילה כזאת לתוך הבלגאן שמאפיין כל מי שאינו מצוי בביורוקרטיה ואינו נחשב למסודר.
סדר וארגון הם המפתח להצלחה
כל עסק צריך סדר וארגון אחרת לא מגיעים לשום מקום וזה ללא ספק הדבר האחרון שחושבים עליו כשמקימים עסק ורוצים להתקדם בו. באופן כללי ואם מסתכלים על זה מבחוץ, כל עסק מנהלים כלפי פנים וכלפי חוץ. יש מגעים שצריך לנהל עם גופים כמו בנקים ויש מגעים שצריך לנהל עם גורמי פנים כמו עובדים. כדי לנהל עסק צריך לגעת מה עושים בכל היבט של הניהול שלו – לקוחות, ספקים, עובדים, בית העסק עצמו ומבנים שונים הקשורים אליו, קשרים עם הרשויות וגופים שונים ועוד. אם מדובר בעסק שנותן שירותי ויש לו רק עובדים ומבנה, עדיין זה מחייב התנהלות נכונה גם כלפי חוץ וגם כלפי פנים. שירותי מזכירות לעסקים קטנים שמכניסים לעסק כזה יכולים לעשות את הסדר הנדרש ולהתחיל למיין בין כל הפעולות שחשוב לעשות כדי לדעת בדיוק מה נמצא איפה והכי חשוב – מתי נכנס כסף ומתי הוא צריך לצאת. כל זה כרוך בניירת, ניהול תכתובת ופעולות, ניהול חשבונות מסודר והעברת דוחות שונים לכל מי שצריך, תפעול התוכנות השונות שעליהן בנוי העסק, הפקת דוחות ונתונים שעוזרים לבעל העסק להבין איפה הוא נמצא, כמה הוא צריך לשלם, למי ומתי וכמה כסף עומד להיכנס אליו על מנת שיוכל לעמוד בכך.
ניהול הכספים על ידי שירותי מזכירות לעסקים קטנים
בעלי עסקים שרוצים רק לשבת ולייצר מוצרים ללקוחות או לתת להם שירותים מתקשים לעשות גם את העבודה החשובה של הגשת חשבוניות והוצאתן, גביית חובות והעברת תשלומים שונים. רבים מהם גם יעידו שזה החלק שהם פחות אוהבים לעסוק בו בעיקר משום שהם חוששים לטעות ולא לעמוד בתאריכים שבהם הם חייבים להגיש מסמכים, דוחות ומיסים. אין ספק ששירותי הנהלת חשבונות במיקור חוץ הם קריטיים להצלחת העסק כולו. הנהלת חשבונות היא בדיוק מה שמבדיל בין חובות לרשויות המס, לבנקים ולספקים ולעובדים לבין מי שמצליח לשמור על איזון ואף להרוויח. רק מי שנכנס לעולם העצמאים מבין עד כמה חשוב לעשות את כל זה בצורה מסודרת ומבלי לאבד את הקשר והמעקב אחר הניירת של העסק, תזרים המזומנים החוצה ופנימה ומילוי כל החובות. הנהלת חשבונות כזאת מסתכמת במקרים רבים גם באיסוף כל המסמכים הנדרשים והעברתם למשרד רואה החשבון של העסק מבלי לטפל בכל הנושאים הרגילים שהנהלת חשבונות עוסקת בהם, אבל גם שירותי מזכירות לעסקים קטנים שתפקידם הוא לאסוף את הנתונים והמסמכים יודעים עד כמה זה קריטי לדייק ולא להחמיץ תאריכים חשובים לדיווח ולתשלום.
לפתח שגרה מסודרת בעזרת המזכירה
כשאתם שוכרים שירותי מזכירות לעסקים קטנים אתם צריכים לזכור שאף מזכירה לא מצליחה בזה לבד. היא חייבת לעבוד עם הצד שמעסיק אותה ומשתף איתה פעולה על מנת שיוכלו להתקדם ולעשות את מה שנדרש ממנה. זה מחייב כל בעל עסק להתחיל לפתח שגרת יום וניהול נכונה ומסודרת כדי לא ללכת לאיבוד וכדי שלא ירדפו אחרי מי שצריך לקבל ממנו תשובות ופתרונות למצבים שונים. אם יש לכם מזכירה עם ראש גדול היא גם תפטור אתכם מהרבה נושאים שהייתם צריכים לעבוד עליהם לבד לולא היו לכם השירותים האלה ולכן מה שנדרש במקרה כזה הוא מעקב ופיקוח כדי לוודא בכל זאת שהכל נעשה כמו שצריך וכמו שאתם צריכים שיהיה.
שירותי מזכירות מארגנים לכם את היום
הדרך לדעת אם ניהול העסק שלכם מוצלח היא לבדוק אם כל מה שאתם צריכים נמצא במקום ואתם מקבלים דיווחים בזמן גם על בעיות וגם כאשר דברים נעשים כמו שצריך. אם התשלומים מגיעים לכל מקום בזמן זה סימן שלא יהיו קנסות וריבית פיגורים ולא יהיו בעיות עם הבנק או על גוף אחר שמלווה לכם כספים ומצפה מכם לעמוד בהתחייבויות. הכי חשוב לדאוג לעובדים שמניעים את העסק ומזכירה טובה מקבלת את כל דיווחי השעות ומעבירה לחשב המשכורות על מנת להעביר שכר ותשלומים לרשויות המס בזמן וללא השמטות. זה בדיוק מה שמבטיח ניהול מוצלח של כל עסק, בלי הסתבכויות ומבלי להישאר חייב לאף אחד. כשהכל מתנהל בזמן ובסדר על ידי מזכירה שמעניקה לכם שירות אתם יכולים להיות רגועים שלפחות העסק שלכם מתנהל בצורה מסודרת.
