לקראת סוף השנה עסקים רבים מתחילים לתכנן את תקציב השנה הבאה כאשר חלק גדול מהתקציב מוקדש לצורכי משרד, להוצאות שונות שנובעות מכך שכל משרד זקוק לבק אופיס נוסף על השירותים והמוצרים שהוא מטפל בהם ללקוחות אחרים. כשצריך לתכנן תקציב כזה גם לוקחים בחשבון בדרך כלל שמדובר בצורך לקצץ בגלל התקופה שאנחנו נמצאים בה ויש בה הרבה אי ודאות. בכל מקרה, בתחילת שנה תמיד מרגישים צורך לחסוך כסף על הוצאות כדי לשמור כמה שיותר תקציב לבלת"מים שונים בהמשך השנה וכדי שיהיה מספיק מרווח כספי להוסיף שירותי משרד במידת הצורך, ולכן יש כמה טיפים שאפשר להיעזר בהם על מנת לחסוך כמה שיותר בהוצאות במהלך השנה.
מחזור כל מה שאפשר במטבח
אחת הדרכים היעילות ביותר לחסוך כספים היא להתייעל ולאמץ כמה שיותר מחזור של חומרים וחפצים ואפילו לאמץ את האופנה של שימוש בכלים רב פעמיים במטבח ובכל מקום. אחת הבעיות שגורמת לבזבוז כספים היא העובדה שרגילים לחשוב שיש הוצאות שאי אפשר בלעדיהן. לכן משתמשים בכלים חד פעמיים ובהרבה נייר לכל מטרה מבלי לחשוב על ההשלכות לא רק לאיכות הסביבה כי אם גם לתקציב המשרד. זה נכון שאם יש לכם תנועה רבה של לקוחות ואורחים במשרד צריך להחזיק כמות מסוימת של כלים חד פעמיים אבל אפשר גם אחרת ולהחזיק מלאי מספיק של כוסות רב פעמיות ולהסביר לאנשים שצריך גם לשטוף אותן ביוזמתם. כמו כן, אנשים שרגילים לקחת שתייה חמה או מים מהמטבחון יכולים בהחלט להשתמש בספל אמיתי לשתייה חמה ובבקבוק רב פעמי שבו משתמשים כדי לקחת אתם מים לשולחן העבודה שלהם. זה נכון על אחת כמה וכמה כאשר מדובר בצלחות ובחימום במיקרו ובטוסטר אובן. לגבי קפה וקפסולות – זה עניין של מדיניות והחלטה. אפשר לבקש מאנשים להביא לעצמם קפסולות יקרות אם הם לא יכולים בלעדיהן ולהציע לאנשים קפה מסוגים אחרים שאינו יקר עד כדי כך.
חומרי ניקוי לא חייבים לקנות ביוקר
חומרי ניקוי הם הוצאה כבדה אם אתם רגילים להעסיק מנקה למשרד שהיא חלק מהצוות. אבל גם כאשר מעסיקים שירותי ניקיון במיקור חוץ אפשר להוזיל מאוד את העלויות כאשר קונים חומרי ניקוי בסיטונות ובמכלים גדולים ממקומות שמוכרים במיוחד למשרדים. המחיר הזול נובע מכך שמדובר בחומרים לא ממותגים שמכילים ריכוז גבוה ויעיל של חומר פעיל שנדרש לניקוי ומכיוון שמוותרים על המותג היקר קונים אותו בזול. לא מדובר רק בחומרי ניקוי שהם זולים להפליא כאשר הם במכלים לא ממותגים אלא גם באספקה בכלל של חומרים אחרים כמו מוצרי מזון, חומרים למדפסת, חומרים לתחזוקה שוטפת ועוד. זה כולל גם גלילי נייר טואלט וגלילי נייר מגבות, נייר הדפסה ומיכון משרדי נוסף. כל אלה מוצעים למכירה על ידי סיטונאים שמתמחים במכירה למשרדים ואפשר לקנות בכמויות גדולות. סיבה נוספת לקנות אצלם היא העובדה שגם הם עושים מבצעים וגם הם ממהרים להיפטר ממליא לקראת סוף השנה משום שהם צריכים לנצל את התקציב ביעילות. זאת הזדמנות מצוינת להצטייד במלאי מספיק לשנה הקרובה ובזול.
שירותי משרד במיקור חוץ
מיקור חוץ הפך להיות העדפה גורפת של כל מה שאפשר לחסוך עליו כסף, וזה כולל שירותי ניקיון ועוד. היום, משרדים מסוימים יכולים לחסוך בהוצאות אם ישכרו גם שירותי משרד במיקור חוץ במקום להעסיק את המזכירה במשרה מלאה. זה נכון למשרד ולחברות קטנים ובינוניים שרוצים לחסוך במחיר ההעסקה של מזכירה או מנהלת חשבונות במשרה מלאה. זה מאפשר להם יותר גמישות משום שיש לא מעט אפשרויות של שירותי משרד כאלה שאפשר לקבל במיקור חוץ. אפשר לקבל הכל ואפילו לשכור את הציוד המשרדי והמיכון שנדרש לכם כדי לעבוד ביום יום בצורה הטובה ביותר, וזה כולל לפעמים גם אספקה של כל מה שצריך לקנות למשרד, מה שהופך את זה להרבה יותר נוח כאשר שירות חיצוני דואג לכם לכל מה שאתם צריכים במשרד.
חיסכון אנרגטי חכם ויעיל
חיסכון אנרגטי במשרד מושג על ידי כמה דברים, כמו שימוש במכשור חשמלי שיש לו דירוג אנרגטי גבוה שמאפשר לכם לחסוך בעלויות חשמל, להעביר את המשרד למיקום שיש בו בידוד תרמי שחוסך את העלויות של מיזוג והסקה, התקנת פאנלים סולאריים כדי להוסיף הכנסה פאסיבית למשרד ממכירת עודפי חשמל ומחיסכון בחשבון החשמל שאפשר לכסות את עלות ההתקנה בתוך כמה שנים ואז להרוויח יותר כסף הודות לכך. חיסכון בחשמל מושג גם על ידי תאורה חכמה, תאורת לד, והצללה של המשרד כדי שאפשר יהיה לעבוד בו בצורה נוחה. מקרר, מכונת קפה וציוד בישול במטבחון, מכונת צילום, מדפסות וגם מחשבים – כולם צורכים הרבה חשמל שאפשר לחסוך בו בצורה מתוכננת ונבונה. חיסכון נוסף יכול להיות בשימוש במים על ידי התקנת חסכמים ועל ידי התקנת מערכת לשימוש חוזרים במים אפורים על מנת להשתמש בזה להדחה ולהשקיה של הגינות והשטחים הירוקים. לזה אפשר להוסיף את מי המזגנים וכל אגירה אחרת שיכולה להועיל.
שימוש חכם בנייר
נייר הוא אחת הבעיות הבזבזניות ביותר בכל הקשור לחיסכון וגם לשמירה על איכות הסביבה. מלבד שימוש בנייר להדפסה ולצילום רק כאשר ממש צריך, מומלץ להשתמש בצד השני של הנייר כחלק ממחזור הדפים שנעשה בהם שימוש מוגבל. אפשר גם להשתמש בזה לצורך טיוטות ולא רק לצורך צילום והדפסה, כאשר זה הכרחי. אם יש לכם צורך בפתקים או בנייר טיוטה, נייר כזה יכול לשמש אתכם בדיוק לצורך זה מבלי שתקנו עוד מוצרי נייר ללא צורך. זה יכול לשמש אתכם זמן רב ולחסוך גם פסולת שצריך לפנות מהמשרד.
