עסקים רבים נמדדים כיום ביכולת שלהם לספק מעטפת שירות נכונה ללקוח, וזה נוגע לכל פרט קטן בעסק. אחד האלמנטים החשובים הוא המענה ללקוח ושירות הלקוחות, וזה כולל בעיקר מענה טלפוני ואנושי, אשר מספק פתרון מיידי לבעיה. כדי שעסקים יוכלו להיות יעילים במענה שהם מספקים ללקוח, הם צריכים את הכלים לכך, וזה מתחיל עם מרכזיה טובה. מרכזיית עסקים מתקדמת יכולה לשדרג מאוד את המענה של העסק ללקוחות, כאשר כל מרכזייה מספקת שירות שונה. חשוב לבצע את ההתאמה הזו בין צרכי העסק למרכזייה, ולהבין שיש כמה סוגים של מרכזיות כיום.
חמישה סוגים עיקריים
באופן עקרוני, יש חמישה סוגים של מרכזיות הרלוונטיות לעסקים כיום, אותן כדאי להכיר. המרכזיות הן אנלוגיות, היברידיות, דיגיטליות, מרכזיות IP וענן. לכל מרכזייה יש את הייחוד שלה, ואת היתרונות והחסרונות שלה. יש לה סט כלים ייחודי וטכנולוגיה שונה. לפני הבחירה במרכזיה הנכונה, שווה להכיר את השוק, לבדוק את המרכזיות וכמובן להגדיר את הצרכים של העסק. חשוב לשאול מה הצורך של המרכזיה, באיזה עומס היא תעמוד והאם יש צורך במספר נפרד לכל עובד. בחירה נכונה של מרכזיה תיתן יעילות מצד אחד, וגם תחסוך בעלויות מנגד. לכן, שווה ורצוי להכיר את סוגי המרכזיות השונים לעומק.
מרכזייה דיגיטלית
המרכזיה הדיגיטלית היא מרכזיה שמותקנת על גבי חומרה ותשתיות של קווי טלפון קוויים בתוך בית העסק. כמו שירותי משרד בסיסיים אחרים, המרכזייה מאפשרת להעביר מספר שיחות טלפון במקביל על פני קו אחד בלבד. מדובר בסוג מרכזיות אמין במיוחד, ואפשר להשתמש גם בגרסאות ישנות יותר שלו, ועדיין לקבל יציבות לאורך זמן. עם זאת, החיסרון הגדול של המרכזיה הדיגיטלית היא החוסר בגמישות שלה בנושא השדרוגים. כדי לשדרג ולהגדיל את מספר השלוחות, יש צורך להחליף את הכרטיס הדיגיטלי המותקן במרכזיה, דבר שכמובן עולה כסף. המרכזיות הללו מתאימות במיוחד לעסקים שלא רוצים להתעסק עם מרכזיות מורכבות מדי, ולקבל שקט תפעולי לאורך זמן. כמובן שאפשר לחסוך כסף בקנייה של מרכזיה ישנה יותר, דבר הפונה להרבה מאוד עסקים קטנים ובינוניים.
מרכזייה אנלוגית
המרכזיות האנלוגיות הן המרכזיות הוותיקות והישנות ביותר בשוק, והן מתחברות למערכת קווית בצורה די פשוטה ואפילו פרימיטיבית. בדומה לניקיון משרדים בסיסי, אלו המערכות הפשוטות והזולות ביותר בשוק, אך ההתקנה שלהן היא מורכבת, לא שכיחה וכמעט בלתי אפשרי לבצע בה שינויים עם הזמן. המרכזיות מספקות מענה לצרכים הפנים עסקיים וכמובן החוץ עסקיים, אך מדובר בטכנולוגיה ישנה, לא גמישה, ולא כזו שקל לגבות או לתקן. יש לקחת זאת בחשבון, ואפשר להקביל את זה לקנייה של רכב מודל 2005. תקבלו משהו זול שנוסע, אך לאו דווקא כזה שאתם רוצים לנסוע בו לאורך זמן, או לתחזק בצורה עקבית. עם זאת, זה משהו שבהחלט יכול להתאים לעסקים רבים, להם יש מקום לחומרה, וכאלו שרוצים מערכת פשוטה לתפעול, עם עלויות מינימלית.
מרכזייה דיגיטלית
המרכזיה הדיגיטלית היא מרכזיה שמותקנת על גבי חומרה ותשתיות של קווי טלפון קוויים בתוך בית העסק. המרכזיה מאפשרת להעביר מספר שיחות טלפון במקביל על פני קו אחד בלבד. מדובר בסוג מרכזיות אמין במיוחד, ואפשר להשתמש גם בגרסאות ישנות יותר שלו, ועדיין לקבל יציבות לאורך זמן. עם זאת, החיסרון הגדול של המרכזיה הדיגיטלית היא החוסר בגמישות שלה בנושא השדרוגים. כדי לשדרג ולהגדיל את מספר השלוחות, יש צורך להחליף את הכרטיס הדיגיטלי המותקן במרכזיה, דבר שכמובן עולה כסף. המרכזיות הללו מתאימות במיוחד לעסקים שלא רוצים להתעסק עם מרכזיות מורכבות מדי, ולקבל שקט תפעולי לאורך זמן. כמובן שאפשר לחסוך כסף בקנייה של מרכזיה ישנה יותר, דבר הפונה להרבה מאוד עסקים קטנים ובינוניים.
מרכזייה אנלוגית
המרכזיות האנלוגיות הן המרכזיות הוותיקות והישנות ביותר בשוק, והן מתחברות למערכת קווית בצורה די פשוטה ואפילו פרימיטיבית. אלו המערכות הזולות ביותר בשוק, אך ההתקנה שלהן היא מורכבת, לא שכיחה וכמעט בלתי אפשרי לבצע בה שינויים עם הזמן. המרכזיות מספקות מענה לצרכים הפנים עסקיים וכמובן החוץ עסקיים, אך מדובר בטכנולוגיה ישנה, לא גמישה, ולא כזו שקל לגבות או לתקן. יש לקחת זאת בחשבון, ואפשר להקביל את זה לקנייה של רכב מודל 2005. תקבלו משהו זול שנוסע, אך לאו דווקא כזה שאתם רוצים לנסוע בו לאורך זמן, או לתחזק בצורה עקבית. עם זאת, זה משהו שבהחלט יכול להתאים לעסקים רבים, להם יש מקום לחומרה, וכאלו שרוצים מערכת פשוטה לתפעול, עם עלויות מינימלית.
מרכזייה היברידית
מערכת מרכזייה היברידית היא די דומה למערכת אנלוגית, אם כי יש בהן אפשרות לבצע חיבור אל מערכת IP, למען שדרוג המרכזייה האנלוגית. למעשה, המערכת ההיברידית פותרת את אחת הבעיות הגדולות במערכות האנלוגיות והיא מציעה גישה ואפשרות לשדרוג. עם זאת, הבסיס של המערכת ההיברידית היא עדיין המערכת האנלוגית הישנה, על כל מגרעותיה. כמובן שהמערכת ההיברידית היא יקרה יותר, ואם כבר הוחלט להשקיע, ייתכן שעדיף ללכת על אופציות יקרות ומורכבות יותר, שיאפשרו הרבה יותר גמישות בעתיד. בנושאים טכנולוגיים, אסור להישאר מאחור, וכל עסק יודע זאת. גם כאן, ואפילו שמדובר במערכת פנימית חשובה, אך לא מהותית, חשוב להשקיע ולקבל מערכת איכותית, גמישה ובעיקר אמינה לאורך זמן.
מרכזיית IP
מרכזיית IP היא הדבר הבא בעולם המרכזיות, מפני שמדובר במערכת חכמה, מתקדמת וגם חסכונית. המערכת פועלת באמצעות טכנולוגיה דיגיטלית, שרותמת את רשת האינטרנט לטובת העברה וניתוב של שיחות בארץ וגם בחו"ל. השיחות למעשה עוברות דרך פס האינטרנט של העסק, ואין נגיעה אנלוגית כלל וכלל. המערכות המתקדמות הללו מתאימות לכל סוג של עסק, מפני שהן דינמיות וניתנות לשינוי בקלות. הן מציעות מגוון עצום של אפשרויות, ואפשר גם להתאים אותם לעסקים באופן ייעודי, בעזרת ממשק פשוט ונוח לתפעול. באמצעות מרכזיית IP ניתן גם להקליט שיחות, לבצע חיוג ישיר לשלוחות, לחבר שלוחות לטלפונים סלולאריים והעברת פקסים בין השאר. המערכת הן מעט יותר יקרות ממערכות ותיקות יותר, אך הן מייצרות חיסכון משמעותי לאורך זמן.
מרכזיית ענן
מרכזיה נוספת היא מרכזיית ענן, שהיא למעשה מרכזיית IP לכל דבר ועניין. מלבד טלפונים או פקסים, אין בעסק כל חומרה, והכל עובר ועובד דרך ענן ייעודי, ששומר ומגבה את כל החומרים. השירותים מסופקים על ידי ספק חיצוני ובאופן וירטואלי, ועל הענן אפשר למצוא את המרכזייה עצמה. הגישה למרכזיית ענן נעשית דרך האינטרנט, וכתוצאה מכך, יכול כל בעל עסק לבצע התאמות באמצעות ממשק קל ונוח. השיטה של מרכזיות ענן מתאימה בעיקר לעסקים קטנים ובינוניים שרוצים לחסוך במקום, ובעלויות התחזוקה והטיפול במערכות שלהם. מדובר במערכת מתקדמת ואיכותית, שמביאה איתה הרבה מאוד יתרונות, במיוחד בנושא הגיבוי של החומרים.
התנהלות תקשורתית נכונה
כל עסק שמכבד את עצמו כיום צריך לדעת להתנהל בצורה תקשורתית נכונה. מרכזייה איכותית מעניקה אפשרויות רבות הנוגעות לא רק לשיחות טלפון, אלא גם לשירותי פקסים וגיבוי של חומרים. שווה לשקול את כל האפשרויות ולראות מה המרכזייה שהכי תתאים לכם ולצרכים שלכם. עסק צריך לדעת להגדיר מה חשוב לו, האם יש לו מקום במשרד לתוכנה, ועד כמה הוא רוצה וצריך לגבות את החומרים שלו. בסופו של דבר, מגיעים להחלטה שיכולה גם לחסוך כסף, גם לייעל את השירות ללקוח וגם את התקשורת בין הענפים השונים של החברה.
