בעלי מקצועות רבים שנרשמים בשנים האחרונות כעצמאים בגלל סיבות שונות מוצאים את עצמם טרודים בסוגיות שלא חשבו עליהן כשרצו לעסוק במקצוע שלהם. זה קורה בעיקר משום שרבים מהם מנהלים עסק קטן מכדי לשכור אנשי מנהלה שיטפלו בכל הניהול השוטף של הניירת ושל כל מה שנדרש כדי לדווח לרשויות או להיות בקשר עם גופים וגורמים שונים. במקרים אלה, בעלי העסקים מוצאים את עצמם כורעים תחת העומס ותוהים באם זה היה נבון להיות עצמאים כשכל מה שרצו זה יותר זמן לעצמם כדי לעסוק במקצוע שהם אוהבים וגם לפנות זמן לחייהם הפרטיים. מה שהם לא לוקחים בחשבון זה חלוקה נכונה של עומס המשימות ושל הזמן שנדרש מסביב לעסק ומסביב למקצוע שבו הם עוסקים, על מנת להבטיח את קיומו. זה מה שגורם לפעמים לעסק כזה להיכשל ולא להמריא או לדשדש במקום בינוני משום שפשוט אין להם זמן להרחיב אותו. הפתרון לכך הוא בדרך כלל פשוט, ואם אין לכם אותו בהישג יד בתוך העסק אפשר פשוט לעשות לו מיקור חוץ ולהזמין שירותי מזכירות לעסקים קטנים שמטפלים בכל מה שאין לכם זמן לטפל בו.
איך נראה סדר יום בעסק קטן ללא שירותי מזכירות?
עצמאים שמתחילים מוקדם בעבודתם כי זהו המקצוע שדורש השכמה לפגישות שנקבעו מראש או פשוט לעבודה הפיזית שהיא בסיס העסק, לא יכולים להמציא שעות נוספות ביממה ולכן אם ירצו לשבת על טלפונים ולדבר עם לקוחות, ספקים, בנקים, רשויות, ארגונים, מתעניינים, אנשי מכירות, אנשי שיווק, נותני שירותים למיניהם, רואי חשבון ועוד, לא יוכלו לפנות זמן לעבודה. כלומר, בעל עסק לא יכול לשגשג ולהצליח אם אינו מקדיש את מרב הזמן שלו למטרת עבודה לשמה אלא צריך לחלק את זמנו המצומצם בין המטלות השונות. אפשר, כמובן, לוותר על עבודת מזכירות, שליחת מיילים, מענה לטלפונים, ריצה לסידורים, התנהלות מול בנקים ותשלום חשבונות בזמן כדי לא לצבור ריבית פיגורים וקנסות, אלא שזה אומר שמוותרים על עבודה יצרנית או עבודה עם לקוחות, וחוזר חלילה. פשוט אי אפשר לעשות הכל בבת אחת ולכן אין ברירה אלא לתעדף את הזמן והמשאבים שלכם ולהעדיף שירותי מזכירות לעסקים קטנים שפותרים את כל ההתלבטויות האלה ופותרים לכם את בעיית הסידורים.
מה עושים למענכם כיום שירותי מזכירות לעסקים קטנים?
השירותים שאפשר לקבל כיום שונים מאוד מאיך שנראו שירותי מזכירות לעסקים קטנים בעבר. היום יש מטלות רבות יותר לצד העובדה שהכל ממוחשב, כך שאפשר לעשות יותר במקום אחד ולא לרוץ לסדר סידורים שונים במשרדים השונים. מה שאומר שכל מזכירה במיקור חוץ שתשכרו אמורה לדעת לנהל את העסק מבחינה אדמיניסטרטיבית ממקום אחד ומבלי להחמיץ שום משימה ושום התחייבות. השירותים הרבים שצריך כל עסק מטפלים במגוון גדול של צרכים לפי גודל העסק והמגעים שיש לו עם גופים אחרים. ככל שהעסק יותר גדול ומסועף מבחינת שירותים שהוא צורך או מספק כך גם גדל מספר הקשרים שיש לו ואותם צריך לנהל ביעילות ממוקד הניהול האדמיניסטרטיבי. שירותים כאלה יכולים להיות: הנהלת חשבונות שכוללת הוצאת חשבוניות וקבלות, הזמנות, גביית תשלומים, העברות כספים, הפקדות בבנק, תשלומים שונים לרשויות ולגופים, מעקב אחר תזרים המזומנים, התרעות על בעיות ועיכובים, דיווחים לרואה החשבון ולרשויות, תכתובות שונות ואימיילים, הדפסת חומרים, שיחות עם לקוחות וספקים, קבלת הזמנות ומכירה, ניהול העבודה של משווקים וקבל דיווחים ומעקב, רישום הודעות שונות ותיאום פגישות ועוד משימות ומטלות שאופייניות לעסק שלכם ואותם תרצו להזמין.
יחסי אמון שנבנים עם הלקוחות
לקוחות רבים קונים וצורכים מוצרים ושירותים של עסקים שונים הודות לכך שיש להם עם מי לדבר ויש להם כתובת, או שלעסק "יש אבא", מבחינתם. יחסי האמון שנבנים עם הלקוחות שלכם כוללים גם מחויבות להם ולשירות שאתם נותנים, ותחושה שיש להם עם מי לדבר. בין התגובות וההערות שמקבלים עסקים שונים בביקורות שמתייחסות לטיב השירות שלהם, אפשר למצוא לא פעם את הביטוי "יש עם מי לדבר", או להפך – אין. זהו פרמטר חשוב מאוד גם במתן שירותי מזכירות לעסקים קטנים והנוכחות של מזכירה כזאת בעסק שלכם היא קריטית. כשיש ללקוחות עם מי לדבר ולהעביר שאלות, בקשות, תלונות, דרישות, יש להם יותר אמון בעסק שלכם והם גם מעבירים את ההתרשמות הזאת הלאה. זאת סיבה נוספת שבגללה לא בריא לעסק כזה להישאר ללא מענה וללא אדם שמנהל אותו מבחינה אדמיניסטרטיבית ומשמש הרכז של העסק. אם אתם יודעים שאין לכם זמן להתפנות לכל השיחות האלה אבל ברור לכם שזה חשוב מה יש ללקוחות לומר, מישהו צריך לקבל את כל השיחות האלה למענכם, לתעד ולהעביר לכם בצורה מרוכזת. מכל השירותים שאפשר למצוא היום בתחום המנהלי זהו כנראה השינוי החשוב ביותר שמבדל עסק וגורם לו להצליח מול המתחרים.
יעילות מובילה לחיסכון ולניצול הפוטנציאל במלואו
עסק שאינו יעיל ואינו יודע לחסוך כסף במקום הנכון מבזבז הרבה משאבים על מה שאינו צריך ולכן מתקשה להתקדם. כשיש שירותי מזכירות לעסק קטן אפשר לייעל את הניהול בקלות ולחסוך בהוצאות. מזכירה כזאת יודעת בדיוק מתי מגיעים תשלומים וחוסכת לכם את הקנסות והעמלות והריביות שמשלמים בגלל עיכובים. יודעת בדיוק מהו המצאי שלכם ולכן לא צריך לקנות יותר מדי ועוזרת לכם לנהל עסק קטן, מהודק ויעיל.
