קטגוריות
משרדים

מה היתרונות של נקיון משרדים בחומרים ירוקים?

 

ניקוי ירוק מתייחס לשימוש במוצרי ניקוי ידידותיים לסביבה ובשיטות עבודה במקום העבודה. מוצרים אלה עשויים בדרך כלל ממרכיבים טבעיים ותוכננו להיות בטוחים יותר הן לאנשים והן לסביבה. במאמר זה, נחקור את היתרונות של שימוש בניקיון ירוק במשרד, לרבות מופחתת החשיפה לכימיקלים, שיפור איכות האוויר בתוך הבית והשפעה חיובית על הסביבה.

 

חשיפה מופחתת לכימיקלים

אחד היתרונות העיקריים של ניקיון משרדים בחומרים ידידותיים לסביבה הוא הפחתת החשיפה לכימיקלים. מוצרי ניקוי מסורתיים רבים מכילים כימיקלים קשים שיכולים להיות בעלי השפעות שליליות על בריאותם של אנשים, כגון גירוי בדרכי הנשימה, גירוי בעור וכאבי ראש. על ידי מעבר למוצרי ניקוי ידידותיים לסביבה, אתה יכול להפחית את כמות הכימיקלים הקיימים במשרד, ולשפר את הבריאות והרווחה של העובדים שלך.

 

שיפור באיכות האוויר בתוך הבית

יתרון נוסף של ניקיון ירוק במשרד הוא שיפור איכות האוויר בתוך הבית. מוצרי ניקוי מסורתיים רבים משחררים כימיקלים מזיקים לאוויר, אשר עלולות להיות השפעות שליליות על בריאות הנשימה של אנשים. על ידי שימוש במוצרי ניקוי ידידותיים לסביבה, אתה יכול להפחית את כמות הכימיקלים המזיקים הקיימים באוויר, ולשפר את איכות האוויר הכוללת במשרד. זה חשוב במיוחד עבור אלה שעשויים להיות רגישים לכימיקלים או שיש להם אלרגיות.

 

השפעה חיובית על הסביבה

ניקיון ירוק לא רק מועיל לבריאות ולרווחתם של אנשים במשרד, אלא יש לו גם השפעה חיובית על הסביבה. מוצרי ניקוי ידידותיים לסביבה עשויים בדרך כלל מחומרים טבעיים ומתכלים, כלומר מתפרקים בקלות ואינם מזהמים את הסביבה. בנוסף, שימוש בתכשירי ניקוי ירוקים יכול להפחית את כמות הפסולת המיוצרת, שכן רבים מהם מגיעים בצורה מרוכזת וניתן לדלל אותם במים, מה שמפחית את הצורך באריזות חד פעמיות.

 

סוגי מוצרי ניקוי ידידותיים לסביבה

ישנם סוגים רבים של מוצרי ניקוי ידידותיים לסביבה הזמינים בשוק, כולל חומרי ניקוי לכל מטרה, חומרי ניקוי לזכוכית, חומרי ניקוי לרצפה ועוד. מוצרים אלה עשויים בדרך כלל ממרכיבים טבעיים כגון חומץ, סודה לשתייה ושמנים על בסיס צמחי, ואינם מכילים כימיקלים קשים כגון אמוניה, אקונומיקה ופתלטים.

 

יישום ניקיון ירוק במשרד

אם אתה מעוניין ליישם ניקיון ירוק במשרד שלך, ישנם כמה צעדים שאתם יכולים לנקוט:

  • מחקר: הקדישו זמן לחקור ולהשוות מוצרי ניקוי ידידותיים לסביבה שונים כדי למצוא את אלו המתאימים ביותר לצרכים שלכם. חפש מוצרים שעשויים מרכיבים טבעיים ומתכלים.

 

  • הדרכת צוות הניקיון : אם יש לך צוות ניקיון, הקפד לספק להם הדרכה כיצד להשתמש נכון במוצרי הניקיון הידידותיים לסביבה. זה יכול לעזור להבטיח שימוש יעיל ויעיל במוצרים.
  • למדו את העובדים שלכם: שתפו את העובדים שלכם במידע על היתרונות של ניקיון ירוק ועודדו אותם לתמוך ביוזמה. זה יכול לעזור ליצור תרבות של קיימות במקום העבודה.
  • הגדר מטרות וציפיות ברורות: הגדר יעדים וציפיות ברורים ליוזמת הניקוי הירוק שלך, כגון הפחתת השימוש בכימיקלים או שיפור איכות האוויר בתוך הבית. זה יכול לעזור להבטיח שהיוזמה תהיה מוצלחת ובעלת השפעה מתמשכת.

 

השוואת עלויות

דאגה אחת שיש לאנשים רבים בכל הנוגע למעבר למוצרי ניקוי ירוקים היא העלות. זה נכון שחלק ממוצרי ניקוי ידידותיים לסביבה יכולים להיות יקרים יותר מראש ממוצרים מסורתיים. עם זאת, חשוב לקחת בחשבון את העלויות ארוכות הטווח של השימוש במוצרים אלה. במקרים רבים, מוצרי ניקוי ידידותיים לסביבה מרוכזים יותר וניתנים לדילול במים, כלומר הם מחזיקים מעמד זמן רב יותר ודורשים פחות מילוי חוזר. זה יכול להוביל לחיסכון בעלויות בטווח הארוך.

בנוסף, מוצרי ניקוי ירוקים לרוב יעילים יותר בהסרת לכלוך וכתמים, כלומר הם עשויים לדרוש פחות שומן מרפקים ופחות ניקויים חוזרים. זה יכול להוביל גם לחיסכון בעלויות.

 

סביבת עבודה בריאה יותר

בנוסף ליתרונות לבריאות האנשים ולאיכות הסביבה, ניקיון ירוק יכול ליצור גם סביבת עבודה בריאה יותר בסך הכל. מרחב עבודה נקי ומאורגן יכול לשפר את תפוקת העובדים, להפחית היעדרות וליצור תרבות עבודה חיובית. על ידי מעבר למוצרי ניקיון ידידותיים לסביבה, תוכלו ליצור סביבת עבודה נקייה ובריאה יותר שתועיל לכולם.

 

השפעה חיובית על המוניטין של העסק שלך

שימוש במוצרי ניקוי ירוקים ושיטות עבודה עשויות להשפיע לטובה על המוניטין של העסק שלך. צרכנים מודעים יותר ויותר לנושאים סביבתיים ויש להם סיכוי גבוה יותר לתמוך בעסקים שמתעדפים קיימות. על ידי מעבר לניקיון ידידותי לסביבה, אתה יכול להוכיח את המחויבות שלך לקיימות ולפנות לצרכנים מודעים לסביבה. זה יכול לעזור לשפר את המוניטין של העסק שלך ולמשוך לקוחות חדשים.

 

לסיכום

לסיכום, לניקיון ירוק במשרד יתרונות רבים, לרבות מופחתת החשיפה לכימיקלים, שיפור איכות האוויר בתוך הבית והשפעה חיובית על הסביבה. על ידי מעבר למוצרי ניקוי ונוהלי ניקוי ידידותיים לסביבה, אתה יכול ליצור מקום עבודה בריא ובר קיימא יותר עבור העובדים שלך.

קטגוריות
משרדים

ציוד משרדי לעסקים

אנשים שמנהלים עסקים כבר שנים יודעים לומר שזה מורכב. כמובן שככל שהעסק יותר גדול, כך גם האתגרים שיש בו יותר מורכבים. יש צורך לשווק את העסק, לבחור את העובדים הכי טובים, לדאוג לשלם להם וגם לגייס עוד ועוד לקוחות חדשים. מעבר לכל המשימות האלה, צריך גם לדאוג שסביבת העבודה תהיה כמה שיותר נוחה – עבורכם ועבור העובדים. זה נשמע לכם מוכר אך לא לגמרי ברור לכם על מה מדובר? הגיע הזמן שתבינו: בלי ציוד משרדי לעסקים העבודה בעסק שלכם תהיה בעייתית. אומנם אנחנו חיים בעידן מאוד טכנולוגי, אך יש עדיין חשיבות אדירה לציוד המשרדי שבעזרתו אתם עובדים. לכן, בין אם אתם מקימים עסק חדש ובין אם אתם מרחיבים את המשרד הקיים, חשוב לתת את הדעת על הנושא המהותי הזה.

 

איזה ציוד משרדי לעסקים אתם באמת צריכים?

 

בבואנו לדבר על ציוד משרדי לעסקים יש לקחת בחשבון כמה נתונים משמעותיים. ראשית, לכל עסק ולכל משרד יכולים להיות צרכים מעט שונים. לכן, אפילו אם המשרדים שבהם יצא לכם לבקר מלאים בציוד מסוים, לא בטוח שזה בדיוק גם מה שאתם צריכים. מצד שני, יש גם לא מעט סוגים וכלים של ציוד משרדי לעסקים שכן נראה בכל משרד. זה מתחיל מעטים מסוגים שונים, דפדפות וניירות, וזה ממשיך למדפסות, סורקים ומכונות צילום. כמובן שכאשר מדברים על הציוד למשרד שלכם, יש מקום נכבד גם לציוד המחשוב. אתם מכירים משרד שעובד היום ללא מחשב? זה הרי בלתי אפשרי. יתרה מכך, כמעט בכל משרד אנחנו נמצא שמספר המחשבים הוא לפחות כמספר העובדים במקום. לכן חשוב מאוד לדאוג גם לכל ציוד המחשוב, כי זה יהפוך את העבודה במשרד להרבה יותר יעילה.

 

מהם היתרונות של ציוד משרדי לעסקים במיקור חוץ?

 

הבעיה עם רכישת ציוד משרדי לעסקים, היא שכל הסיפור הזה דורש התעסקות. ראשית, אתם צריכים להבין מה בכלל דרוש למשרד שלכם, ושנית, לא פעם מדובר על ציוד שצריך לחדש את המלאי שלו. זה אומר שלא הכול אתם קונים פעם אחת וזהו. יש הרבה סוגים של ציוד, כמו דפים, ראשי דיו למדפסת וכדומה, שבהם צריך לחדש את המלאי. ההתעסקות הזאת דורשת מכם, בעלי העסק, לזכור להתייחס לעניין וגם לטפל בו. לעומת זאת, אם תזמינו את הציוד המשרדי לעסק שלכם במיקור חוץ, לא תצטרכו לחשוב או להתעסק בכל העניין הזה. מישהו אחר ינהל עבורכם את המלאי של הציוד המשרדי, יעזור לכם להבין מה אתם צריכים וגם יזמין את הציוד עבורכם. מעבר לכל אלה, לרוב, כאשר אתם מעבירים את האחריות הזאת למישהו אחר, אתם גם יכולים לקבל מחירים יותר טובים. אם תעשו השוואה בין העלות שתשלמו אם תלכו לבד לקנות את הציוד המשרדי הדרוש לכם ובין שירות כזה במיקור חוץ, אתם תראו שמיקור חוץ זו בחירה כלכלית חכמה יותר.

 

מה עדיף – הזמנה אחת מסודרת או שירות באופן קבוע?

 

בעלי עסקים רבים שרוצים לרכוש ציוד משרדי לעסקים תוהים באיזו דרך כדאי לעשות זאת. כלומר, האם עדיף לפנות אל חברה שתדאג עבורנו לכל הציוד בפעם אחת מרוכזת? או שאולי עדיף להתחבר לשירות שמלווה אותנו באופן שוטף? אין תשובה אחת נכונה לשאלה הזאת, כי זה תלוי בעסק שאתם מנהלים ובצרכים שלו. כדאי לדעת שיש גם אפשרות לקבל ציוד מחודש ולא לגמרי חדש. במקרה כזה החיסכון הכלכלי שלכם יהיה עוד יותר גדול, שכן העלות של ציוד מחודש תמיד תהיה נמוכה יותר. בנוסף, לא פעם במסגרת מנוי שתעשו, המחירים החודשיים יהיו נמוכים יותר לעומת שירות חד פעמי. לכן חשוב מאוד לעצור ולנסות תחילה להבין איזה סוג של שירות אתם מחפשים מבחינת הציוד הדרוש למשרד שלכם.

 

מה כולל השירות?

 

אי אפשר לדבר על ציוד משרדי שאתם מקבלים במיקור חוץ ולא לדבר על השאלה מה בדיוק כולל השירות. כדאי לדעת שמעבר לעובדה שיביאו עד אליכם את הציוד הדרוש לכם, יש היום גם עוד הרבה שירותים נלווים שלא כדאי לוותר עליהם. למשל, תוכלו להזמין שירות שכולל גם את ניהול המלאי של הציוד המשרדי שלכם, הסידור שלו ועוד. יש אופציה לקבל שירות שכולל גם אופטימיזציה למלאי וניטור ובקרה של השימוש בציוד. בצורה כזאת, כאשר הגורם החיצוני גם מנהל את המלאי ומספק לכם דוחות בנושא, תוכלו לדעת בקלות הכול על הציוד המשרדי שלכם. זה לא משנה אם אתם צריכים לרכוש כמות גדולה מאוד של עטים או שיש לכם משרד עם עשר מכונות צילום. מה שבטוח זה שכאשר מישהו מנהל עבורכם את ההתעסקות בעניין הזה, אתם יכולים להוריד מעליכם את ההתעסקות המורכבת הזאת. מטבע הדברים, אם לא תצטרכו לטפל בנושא הציוד למשרד, יהיה לכם הרבה יותר זמן לעסוק בניהול העסק עצמו.

 

איך לבחור חברה מובילה בתחום הזה?

 

חושבים על ציוד משרדי לעסקים במיקור חוץ? רוצים לקבל את כל השירותים הקשורים לתחום הזה מחברה אחת שתרכז את כל הפרטים האלה עבורכם? כמובן שאתם צודקים. הרעיון הוא להקל על עצמכם ולכן לא כדאי לעבוד מול מספר חברות במקביל. במקום כזה עדיף לבחור חברה אחת מובילה שתוכלו לדאוג עבורכם לכל מה שקשור לציוד המשרדי הדרוש לכם. בנוסף, כדאי לבדוק שאתם פונים אל מי שיוכל גם לייעץ לכם. בימינו גם בתחום של ציוד משרדי לעסק אנחנו רואים שהשמיים הם הגבול. יש שלל אפשרויות ולכן אתם עלולים ללכת לאיבוד. לעומת זאת, אם אנשי המקצוע יוכלו לעזור לכם לבחור את הציוד הנכון לכם, התוצאה תהיה טובה. חבל שתכבידו על עצמכם עם התעסקות כזאת ורצוי לבחור כבר עכשיו את החברה הכי מקצועית שיש בתחום של ציוד משרדי שמיועד לעסקים.

 

 

קטגוריות
משרדים

איך לחסוך בהוצאות משרד?

לקראת סוף השנה עסקים רבים מתחילים לתכנן את תקציב השנה הבאה כאשר חלק גדול מהתקציב מוקדש לצורכי משרד, להוצאות שונות שנובעות מכך שכל משרד זקוק לבק אופיס נוסף על השירותים והמוצרים שהוא מטפל בהם ללקוחות אחרים. כשצריך לתכנן תקציב כזה גם לוקחים בחשבון בדרך כלל שמדובר בצורך לקצץ בגלל התקופה שאנחנו נמצאים בה ויש בה הרבה אי ודאות. בכל מקרה, בתחילת שנה תמיד מרגישים צורך לחסוך כסף על הוצאות כדי לשמור כמה שיותר תקציב לבלת"מים שונים בהמשך השנה וכדי שיהיה מספיק מרווח כספי להוסיף שירותי משרד במידת הצורך, ולכן יש כמה טיפים שאפשר להיעזר בהם על מנת לחסוך כמה שיותר בהוצאות במהלך השנה.

מחזור כל מה שאפשר במטבח

אחת הדרכים היעילות ביותר לחסוך כספים היא להתייעל ולאמץ כמה שיותר מחזור של חומרים וחפצים ואפילו לאמץ את האופנה של שימוש בכלים רב פעמיים במטבח ובכל מקום. אחת הבעיות שגורמת לבזבוז כספים היא העובדה שרגילים לחשוב שיש הוצאות שאי אפשר בלעדיהן. לכן משתמשים בכלים חד פעמיים ובהרבה נייר לכל מטרה מבלי לחשוב על ההשלכות לא רק לאיכות הסביבה כי אם גם לתקציב המשרד. זה נכון שאם יש לכם תנועה רבה של לקוחות ואורחים במשרד צריך להחזיק כמות מסוימת של כלים חד פעמיים אבל אפשר גם אחרת ולהחזיק מלאי מספיק של כוסות רב פעמיות ולהסביר לאנשים שצריך גם לשטוף אותן ביוזמתם. כמו כן, אנשים שרגילים לקחת שתייה חמה או מים מהמטבחון יכולים בהחלט להשתמש בספל אמיתי לשתייה חמה ובבקבוק רב פעמי שבו משתמשים כדי לקחת אתם מים לשולחן העבודה שלהם. זה נכון על אחת כמה וכמה כאשר מדובר בצלחות ובחימום במיקרו ובטוסטר אובן. לגבי קפה וקפסולות – זה עניין של מדיניות והחלטה. אפשר לבקש מאנשים להביא לעצמם קפסולות יקרות אם הם לא יכולים בלעדיהן ולהציע לאנשים קפה מסוגים אחרים שאינו יקר עד כדי כך.

חומרי ניקוי לא חייבים לקנות ביוקר

חומרי ניקוי הם הוצאה כבדה אם אתם רגילים להעסיק מנקה למשרד שהיא חלק מהצוות. אבל גם כאשר מעסיקים שירותי ניקיון במיקור חוץ אפשר להוזיל מאוד את העלויות כאשר קונים חומרי ניקוי בסיטונות ובמכלים גדולים ממקומות שמוכרים במיוחד למשרדים. המחיר הזול נובע מכך שמדובר בחומרים לא ממותגים שמכילים ריכוז גבוה ויעיל של חומר פעיל שנדרש לניקוי ומכיוון שמוותרים על המותג היקר קונים אותו בזול. לא מדובר רק בחומרי ניקוי שהם זולים להפליא כאשר הם במכלים לא ממותגים אלא גם באספקה בכלל של חומרים אחרים כמו מוצרי מזון, חומרים למדפסת, חומרים לתחזוקה שוטפת ועוד. זה כולל גם גלילי נייר טואלט וגלילי נייר מגבות, נייר הדפסה ומיכון משרדי נוסף. כל אלה מוצעים למכירה על ידי סיטונאים שמתמחים במכירה למשרדים ואפשר לקנות בכמויות גדולות. סיבה נוספת לקנות אצלם היא העובדה שגם הם עושים מבצעים וגם הם ממהרים להיפטר ממליא לקראת סוף השנה משום שהם צריכים לנצל את התקציב ביעילות. זאת הזדמנות מצוינת להצטייד במלאי מספיק לשנה הקרובה ובזול.

שירותי משרד במיקור חוץ

מיקור חוץ הפך להיות העדפה גורפת של כל מה שאפשר לחסוך עליו כסף, וזה כולל שירותי ניקיון ועוד. היום, משרדים מסוימים יכולים לחסוך בהוצאות אם ישכרו גם שירותי משרד במיקור חוץ במקום להעסיק את המזכירה במשרה מלאה. זה נכון למשרד ולחברות קטנים ובינוניים שרוצים לחסוך במחיר ההעסקה של מזכירה או מנהלת חשבונות במשרה מלאה. זה מאפשר להם יותר גמישות משום שיש לא מעט אפשרויות של שירותי משרד כאלה שאפשר לקבל במיקור חוץ. אפשר לקבל הכל ואפילו לשכור את הציוד המשרדי והמיכון שנדרש לכם כדי לעבוד ביום יום בצורה הטובה ביותר, וזה כולל לפעמים גם אספקה של כל מה שצריך לקנות למשרד, מה שהופך את זה להרבה יותר נוח כאשר שירות חיצוני דואג לכם לכל מה שאתם צריכים במשרד.

חיסכון אנרגטי חכם ויעיל

חיסכון אנרגטי במשרד מושג על ידי כמה דברים, כמו שימוש במכשור חשמלי שיש לו דירוג אנרגטי גבוה שמאפשר לכם לחסוך בעלויות חשמל, להעביר את המשרד למיקום שיש בו בידוד תרמי שחוסך את העלויות של מיזוג והסקה, התקנת פאנלים סולאריים כדי להוסיף הכנסה פאסיבית למשרד ממכירת עודפי חשמל ומחיסכון בחשבון החשמל שאפשר לכסות את עלות ההתקנה בתוך כמה שנים ואז להרוויח יותר כסף הודות לכך. חיסכון בחשמל מושג גם על ידי תאורה חכמה, תאורת לד, והצללה של המשרד כדי שאפשר יהיה לעבוד בו בצורה נוחה. מקרר, מכונת קפה וציוד בישול במטבחון, מכונת צילום, מדפסות וגם מחשבים – כולם צורכים הרבה חשמל שאפשר לחסוך בו בצורה מתוכננת ונבונה. חיסכון נוסף יכול להיות בשימוש במים על ידי התקנת חסכמים ועל ידי התקנת מערכת לשימוש חוזרים במים אפורים על מנת להשתמש בזה להדחה ולהשקיה של הגינות והשטחים הירוקים. לזה אפשר להוסיף את מי המזגנים וכל אגירה אחרת שיכולה להועיל.

שימוש חכם בנייר

נייר הוא אחת הבעיות הבזבזניות ביותר בכל הקשור לחיסכון וגם לשמירה על איכות הסביבה. מלבד שימוש בנייר להדפסה ולצילום רק כאשר ממש צריך, מומלץ להשתמש בצד השני של הנייר כחלק ממחזור הדפים שנעשה בהם שימוש מוגבל. אפשר גם להשתמש בזה לצורך טיוטות ולא רק לצורך צילום והדפסה, כאשר זה הכרחי. אם יש לכם צורך בפתקים או בנייר טיוטה, נייר כזה יכול לשמש אתכם בדיוק לצורך זה מבלי שתקנו עוד מוצרי נייר ללא צורך. זה יכול לשמש אתכם זמן רב ולחסוך גם פסולת שצריך לפנות מהמשרד.

קטגוריות
Uncategorized

עלות שירותי משרד

אחת משיטות הניהול המודרניות היא "מיקור חוץ". בבסיס שיטה זו עומד הרעיון שיש להשאיר בניהול ותפעול ישיר של הארגון את פעולות הליבה בלבד, ואת כל שאר הפעולות מומלץ להעביר לקבלן. באופן זה יוכל הארגון להתמקד ולהתמקצע בתחום ההתמחות שלו ובשירותים אותם הוא מציע, כך שמירב זמנו יוקצה לעשיה מהותית ולא לתפעול לוגיסטי.

בשנים האחרונות יותר ויותר עסקים מעברים למיקור חוץ את הניהול הלוגיסטי שלהם. הם יוצרים שיתוף פעולה עם חברה המספקת שירותי משרד חיצוניים.

למה זה כדאי?

חברות המספקות שירותים משרדיים לעסקים מתמחות בחשיבה ארגונית, כך שהן מספקות לעסק את כל השירותים הלוגיסטיים הנדרשים, החל מאיתור המזכירה האישית המתאימה, ובהתאם לצורך שקבעו עם בעל העסק. ניהול משרד יכלול את תפעול המשרד וניהול העובדים, קשרי לקוחות, ניהול יומני לקוחות, מענה לטלפונים ומענה אנושי לעסקים, מיילים והתכתבויות, מעקבים ותיוקים, הכנה של מצגות וטבלאות לצרכים שונים, חתימה על חוזים, תשלומים, הזמנות והתנהלויות מול ספקים, הוצאת הצעות מחיר, ועוד.
ניהול בסיסי של כספים יכלול מעקב אחר חשבונות בנק, ניהול של מערך הגביה, שליחה של חשבוניות, הכנה של דוחות כספיים, תזכורות לתשלומים, ועוד.
בנוסף יכולות חברות כאלה לספק בהתאם לצורך ולדרישה שירותים לניהול של פרוייקטים אדמיניסטרטיביים ולניהול של מערכות גביה.

מזכירה אישית במיקור חוץ תעשה עבור העסק מרחוק את כל מה שמזכירה היתה עושה במשרד: תיעוד, בקרה ומעקב, איסוף של נתונים, העברה של שיחות והודעות, הוצאת לפועל של משימות, ניהול של יומנים, מענה שוטף וטלפוני ומתן טיפול מיידי ללקוחות, ספקים ופונים פוטנציאליים ולכל צורך, חידוש ביטוחים ורשיונות, ניהול וארגון התכתבויות, ועוד.

אז למה זה עדיף?

  • התהליך להשגת שירותי משרד בתוך העסק דורש זמן ומשאבים רבים. חיפוש מזכירה לעסק, למשל, זוהי מטלה מייגעת הכוללת פרסום של המשרה הרצויה במקומות המתאימים, סינון של קורות חיים לאחר שיתקבלו, עריכה של ראיונות עבודה, ואחרי כל זה נשאר לקוות שהמזכירה הנבחרת אכן תתאים, ושהיא תישאר שנים רבות בתפקידה. גם הכשרת העובדים לתפקידים הלוגיסטיים שאינם מהווים את מהות הפעילות של העסק- דורשת זמן ומשאבים. במיקור חוץ כל התהליכים הללו לא נופלים על הכתפיים שלכם.
  • כשהעול הלוגיסטי מוטל עליכם כבעלי העסק, פעולות חשובות רבות נדחקות לשוליים מחוסר של זמן ומשאבים. אולם כששירותי משרד המסופקים על ידי חברה חיצונית- אתם יכולים להיות רגועים שכל מה שסוכם ביניכם יבוצע, והעסק לא ייפגע. אם הגביה שלכם לא מתבצעת באופן יעיל, לדוגמא, זה יגרור תזרים כספים שאינו מספק, ויפגע מיידית בעסק. כשיש לכם שירותי גביה וירטואליים אתם יודעים שהכל בתחום זה מבוצע באופן מקצועי, כולל מעקב אחר תשלומים של לקוחות, שליחה של תזכורות, מעקב אחר העברה בפועל של התשלומים, עדכון ויצירת דוחות תקופתיים על הגביה העסקית.
  • מיקור חוץ לשירותי משרד חוסך עלויות רבות. בשכר העובדים הוא חוסך תשלומים של נסיעות, תשלומי חובה כמו ביטוח לאומי, פנסיה, דמי הבראה וימי חופשה, וכן עלויות של הוצאות רכב, ארוחות לעובדים ומתנות לחגים ואירועים. הוא חוסך את הצורך המקום פיזי בו יפעל המשרד, כולל תחזוקה של המשרד, ציוד וריהוט שיהיה בו, ציוד משרדי וציוד שוטף לעובדים, תשלומי שיחות, מחשבים ורשיונות לתוכנה ולחומרה, ועוד.
    בנוסף, מיקור חוץ לשירותי משרד ימנע מכם את הצורך לשלם משכורת שלמה לעובד, וידרוש מכם לשלם על שירותי המשרד הנדרשים בלבד, בהתאם לצורך שלכם.
  • כששירותי המשרד שלכם נמצאים בידיים חיצוניות- המשרד ינוהל מרחוק גם כשאתם לא נמצאים בו. אתם יכולים להיות רגועים שיהיה מי שידאג לנוכחות העובדים, להתמודד עם היעדרויות של עובדים ולמצוא עובדים מחליפים בשעת הצורך, לעקוב אחר מילוי שעות נוספות וימי מחלה… ואם המזכירה עצמה לא יכולה לעבוד מסיבה כלשהי, אתם יכולים להיות רגועים שתימצא לה ממלאת מקום מבלי שזה ידרוש מכם לעשות דבר.
  • שירותי משרד דיגיטליים כוללים מגוון של פלטפורמות מתקדמות לעבודה, תוכנות שונות וטכנולוגיות מגוונות שיספקו הגנה למידע העסקי, שירותים דיגיטליים המותאמים אישית, מערכות מתקדמות לעבודה, ונתונים נוספים שיוכלו להפוך את העבודה ליעילה הרבה יותר.

למעשה, חברות המספקות שירותי משרד ממקסמות את הביצועים, מקטינות את ההוצאות ומגדילות את הרווחים עבור העסקים שמשתמשים בשירותיהם. באופן זה משתלם לעסקים רבים לבחור כך, ובתוכם גם לעצמאים ולעסקים קטנים שצריכים שירותי משרד, אך אינם יכולים להרשות לעצמם להעסיק לצורך כך עובד נוסף.

מבעל העסק לא נדרש הרבה על מנת לקבל שירות כזה. עליו להיפגש עם החברה המספקת את שירותי המשרד, לבחון יחד איתם מה הצורך שלו, ואיזה שירותים יכולה החברה לספק לו כדי לייעל את עבודתו. בהתאם לכך תיבנה תכנית העבודה וייסגרו העלויות כפי שיתאמו ביניהם.

התשלום עבור שירות כזה יתבצע באחת משתי אופציות עיקריות. הראשונה היא במסגרת שעתית, כמו שירותי פרילנס. כשבעל העסק משלם עבור שירותי המשרד בהתאם לשעות שעבדו עבורו לפי הנתונים שסוכמו. האופציה השניה היא תשלום של מחיר חודשי קבוע בהתאם לחבילת השירותים שנקבעה מראש. בצורה כזו המחיר נשאר קבוע גם בזמנים של עומס.

הבשורה הטובה היא ששירותי משרד במיקור חוץ זולים הרבה יותר באופן משמעותי מתפעול של משרד בצורה מסורתית. עלות המעביד לאחזקה של עובד בחצי משרה ובשכר מינימום תסתכם בערך ב-5,300 ₪ בחודש, ואילו עלות חבילה בסיסית של שירותי משרד במיקור חוץ, נעה בין 1200-2000 ₪, כמובן תלוי בהתאם למספר השעות הנדרש בחודש. חבילה בסיסית כזו תכלול בדרך כלל מענה טלפוני, עדכונים במייל או בסמס, ניהול של יומן פגישות, של הזמנות, של מיילים ופקסים, תזכורות על מועדי פגישות, בניה והפקה של דוחות, והפקה של חשבוניות ממוחשבות, או חלק מן השירותים הללו בהתאמה אישית על פי דרישת העסק.

קטגוריות
Uncategorized

איך לנהל עובדים ביעילות

לכל עסק יש את תכנית העבודה שלו ואין עסק שיכול לעבוד מבלי לתכנן לטווחים שונים כיצד הוא מתכוון להתנהל. שכירים רבים חולמים להקים עסק ומגשימים זאת, אבל לומדים בדרך הקשה שלא תמיד מספיק לבוא עם חלום. צריך גם לדעת כיצד לנהל והאם אפשר לנהל לבד. אם לא, חשוב לדעת מה לעשות בעסק על מנת שיתנהל בדרך הטובה ביותר אחרת ההפסדים והחריקות בזרימת העסק ימנעו את הצלחתו במקרה הטוב, ובמקרה הגרוע יגרמו לפשיטת רגל ולסגירתו. בכל שנה קמים אלפי עסקים בישראל ואלפים אחרים נסגרים ולמרות שיש אין ספור קורסים והדרכות כיצד לנהל עסק, עדיין אנשים מתקשים לנהל את עצמם ואת העסק שלהם לאחר שהם יוצאים מהעולם השכיר לעולם העצמאות. היום כבר ברור שאם לא יודעים לנהל אפילו את הפרטים הקטנים מתקשים לעמוד בחובות של העסק הן כלפי לקוחות ועובדים והן כלפי המדינה ורשויות המס. לו רק בגלל זה מומלץ לשכור שירותי מזכירות לעסקים קטנים על מנת להימנע מנפילה כזאת לתוך הבלגאן שמאפיין כל מי שאינו מצוי בביורוקרטיה ואינו נחשב למסודר. 

סדר וארגון הם המפתח להצלחה

כל עסק צריך סדר וארגון אחרת לא מגיעים לשום מקום וזה ללא ספק הדבר האחרון שחושבים עליו כשמקימים עסק ורוצים להתקדם בו. באופן כללי ואם מסתכלים על זה מבחוץ, כל עסק מנהלים כלפי פנים וכלפי חוץ. יש מגעים שצריך לנהל עם גופים כמו בנקים ויש מגעים שצריך לנהל עם גורמי פנים כמו עובדים. כדי לנהל עסק צריך לגעת מה עושים בכל היבט של הניהול שלו – לקוחות, ספקים, עובדים, בית העסק עצמו ומבנים שונים הקשורים אליו, קשרים עם הרשויות וגופים שונים ועוד. אם מדובר בעסק שנותן שירותי ויש לו רק עובדים ומבנה, עדיין זה מחייב התנהלות נכונה גם כלפי חוץ וגם כלפי פנים. שירותי מזכירות לעסקים קטנים שמכניסים לעסק כזה יכולים לעשות את הסדר הנדרש ולהתחיל למיין בין כל הפעולות שחשוב לעשות כדי לדעת בדיוק מה נמצא איפה והכי חשוב – מתי נכנס כסף ומתי הוא צריך לצאת. כל זה כרוך בניירת, ניהול תכתובת ופעולות, ניהול חשבונות מסודר והעברת דוחות שונים לכל מי שצריך, תפעול התוכנות השונות שעליהן בנוי העסק, הפקת דוחות ונתונים שעוזרים לבעל העסק להבין איפה הוא נמצא, כמה הוא צריך לשלם, למי ומתי וכמה כסף עומד להיכנס אליו על מנת שיוכל לעמוד בכך.

ניהול הכספים על ידי שירותי מזכירות לעסקים קטנים

בעלי עסקים שרוצים רק לשבת ולייצר מוצרים ללקוחות או לתת להם שירותים מתקשים לעשות גם את העבודה החשובה של הגשת חשבוניות והוצאתן, גביית חובות והעברת תשלומים שונים. רבים מהם גם יעידו שזה החלק שהם פחות אוהבים לעסוק בו בעיקר משום שהם חוששים לטעות ולא לעמוד בתאריכים שבהם הם חייבים להגיש מסמכים, דוחות ומיסים. אין ספק ששירותי הנהלת חשבונות במיקור חוץ הם קריטיים להצלחת העסק כולו. הנהלת חשבונות היא בדיוק מה שמבדיל בין חובות לרשויות המס, לבנקים ולספקים ולעובדים לבין מי שמצליח לשמור על איזון ואף להרוויח. רק מי שנכנס לעולם העצמאים מבין עד כמה חשוב לעשות את כל זה בצורה מסודרת ומבלי לאבד את הקשר והמעקב אחר הניירת של העסק, תזרים המזומנים החוצה ופנימה ומילוי כל החובות. הנהלת חשבונות כזאת מסתכמת במקרים רבים גם באיסוף כל המסמכים הנדרשים והעברתם למשרד רואה החשבון של העסק מבלי לטפל בכל הנושאים הרגילים שהנהלת חשבונות עוסקת בהם, אבל גם שירותי מזכירות לעסקים קטנים שתפקידם הוא לאסוף את הנתונים והמסמכים יודעים עד כמה זה קריטי לדייק ולא להחמיץ תאריכים חשובים לדיווח ולתשלום.

לפתח שגרה מסודרת בעזרת המזכירה

כשאתם שוכרים שירותי מזכירות לעסקים קטנים אתם צריכים לזכור שאף מזכירה לא מצליחה בזה לבד. היא חייבת לעבוד עם הצד שמעסיק אותה ומשתף איתה פעולה על מנת שיוכלו להתקדם ולעשות את מה שנדרש ממנה. זה מחייב כל בעל עסק להתחיל לפתח שגרת יום וניהול נכונה ומסודרת כדי לא ללכת לאיבוד וכדי שלא ירדפו אחרי מי שצריך לקבל ממנו תשובות ופתרונות למצבים שונים. אם יש לכם מזכירה עם ראש גדול היא גם תפטור אתכם מהרבה נושאים שהייתם צריכים לעבוד עליהם לבד לולא היו לכם השירותים האלה ולכן מה שנדרש במקרה כזה הוא מעקב ופיקוח כדי לוודא בכל זאת שהכל נעשה כמו שצריך וכמו שאתם צריכים שיהיה. 

שירותי מזכירות מארגנים לכם את היום

הדרך לדעת אם ניהול העסק שלכם מוצלח היא לבדוק אם כל מה שאתם צריכים נמצא במקום ואתם מקבלים דיווחים בזמן גם על בעיות וגם כאשר דברים נעשים כמו שצריך. אם התשלומים מגיעים לכל מקום בזמן זה סימן שלא יהיו קנסות וריבית פיגורים ולא יהיו בעיות עם הבנק או על גוף אחר שמלווה לכם כספים ומצפה מכם לעמוד בהתחייבויות. הכי חשוב לדאוג לעובדים שמניעים את העסק ומזכירה טובה מקבלת את כל דיווחי השעות ומעבירה לחשב המשכורות על מנת להעביר שכר ותשלומים לרשויות המס בזמן וללא השמטות. זה בדיוק מה שמבטיח ניהול מוצלח של כל עסק, בלי הסתבכויות ומבלי להישאר חייב לאף אחד. כשהכל מתנהל בזמן ובסדר על ידי מזכירה שמעניקה לכם שירות אתם יכולים להיות רגועים שלפחות העסק שלכם מתנהל בצורה מסודרת.

קטגוריות
משרדים

איך לנהל עסק קטן ולשגשג 

 

בעלי מקצועות רבים שנרשמים בשנים האחרונות כעצמאים בגלל סיבות שונות מוצאים את עצמם טרודים בסוגיות שלא חשבו עליהן כשרצו לעסוק במקצוע שלהם. זה קורה בעיקר משום שרבים מהם מנהלים עסק קטן מכדי לשכור אנשי מנהלה שיטפלו בכל הניהול השוטף של הניירת ושל כל מה שנדרש כדי לדווח לרשויות או להיות בקשר עם גופים וגורמים שונים. במקרים אלה, בעלי העסקים מוצאים את עצמם כורעים תחת העומס ותוהים באם זה היה נבון להיות עצמאים כשכל מה שרצו זה יותר זמן לעצמם כדי לעסוק במקצוע שהם אוהבים וגם לפנות זמן לחייהם הפרטיים. מה שהם לא לוקחים בחשבון זה חלוקה נכונה של עומס המשימות ושל הזמן שנדרש מסביב לעסק ומסביב למקצוע שבו הם עוסקים, על מנת להבטיח את קיומו. זה מה שגורם לפעמים לעסק כזה להיכשל ולא להמריא או לדשדש במקום בינוני משום שפשוט אין להם זמן להרחיב אותו. הפתרון לכך הוא בדרך כלל פשוט, ואם אין לכם אותו בהישג יד בתוך העסק אפשר פשוט לעשות לו מיקור חוץ ולהזמין שירותי מזכירות לעסקים קטנים שמטפלים בכל מה שאין לכם זמן לטפל בו.

איך נראה סדר יום בעסק קטן ללא שירותי מזכירות?

עצמאים שמתחילים מוקדם בעבודתם כי זהו המקצוע שדורש השכמה לפגישות שנקבעו מראש או פשוט לעבודה הפיזית שהיא בסיס העסק, לא יכולים להמציא שעות נוספות ביממה ולכן אם ירצו לשבת על טלפונים ולדבר עם לקוחות, ספקים, בנקים, רשויות, ארגונים, מתעניינים, אנשי מכירות, אנשי שיווק, נותני שירותים למיניהם, רואי חשבון ועוד, לא יוכלו לפנות זמן לעבודה. כלומר, בעל עסק לא יכול לשגשג ולהצליח אם אינו מקדיש את מרב הזמן שלו למטרת עבודה לשמה אלא צריך לחלק את זמנו המצומצם בין המטלות השונות. אפשר, כמובן, לוותר על עבודת מזכירות, שליחת מיילים, מענה לטלפונים, ריצה לסידורים, התנהלות מול בנקים ותשלום חשבונות בזמן כדי לא לצבור ריבית פיגורים וקנסות, אלא שזה אומר שמוותרים על עבודה יצרנית או עבודה עם לקוחות, וחוזר חלילה. פשוט אי אפשר לעשות הכל בבת אחת ולכן אין ברירה אלא לתעדף את הזמן והמשאבים שלכם ולהעדיף שירותי מזכירות לעסקים קטנים שפותרים את כל ההתלבטויות האלה ופותרים לכם את בעיית הסידורים.

מה עושים למענכם כיום שירותי מזכירות לעסקים קטנים?

השירותים שאפשר לקבל כיום שונים מאוד מאיך שנראו שירותי מזכירות לעסקים קטנים בעבר. היום יש מטלות רבות יותר לצד העובדה שהכל ממוחשב, כך שאפשר לעשות יותר במקום אחד ולא לרוץ לסדר סידורים שונים במשרדים השונים. מה שאומר שכל מזכירה במיקור חוץ שתשכרו אמורה לדעת לנהל את העסק מבחינה אדמיניסטרטיבית ממקום אחד ומבלי להחמיץ שום משימה ושום התחייבות. השירותים הרבים שצריך כל עסק מטפלים במגוון גדול של צרכים לפי גודל העסק והמגעים שיש לו עם גופים אחרים. ככל שהעסק יותר גדול ומסועף מבחינת שירותים שהוא צורך או מספק כך גם גדל מספר הקשרים שיש לו ואותם צריך לנהל ביעילות ממוקד הניהול האדמיניסטרטיבי. שירותים כאלה יכולים להיות: הנהלת חשבונות שכוללת הוצאת חשבוניות וקבלות, הזמנות, גביית תשלומים, העברות כספים, הפקדות בבנק, תשלומים שונים לרשויות ולגופים, מעקב אחר תזרים המזומנים, התרעות על בעיות ועיכובים, דיווחים לרואה החשבון ולרשויות, תכתובות שונות ואימיילים, הדפסת חומרים, שיחות עם לקוחות וספקים, קבלת הזמנות ומכירה, ניהול העבודה של משווקים וקבל דיווחים ומעקב, רישום הודעות שונות ותיאום פגישות ועוד משימות ומטלות שאופייניות לעסק שלכם ואותם תרצו להזמין.

יחסי אמון שנבנים עם הלקוחות

לקוחות רבים קונים וצורכים מוצרים ושירותים של עסקים שונים הודות לכך שיש להם עם מי לדבר ויש להם כתובת, או שלעסק "יש אבא", מבחינתם. יחסי האמון שנבנים עם הלקוחות שלכם כוללים גם מחויבות להם ולשירות שאתם נותנים, ותחושה שיש להם עם מי לדבר. בין התגובות וההערות שמקבלים עסקים שונים בביקורות שמתייחסות לטיב השירות שלהם, אפשר למצוא לא פעם את הביטוי "יש עם מי לדבר", או להפך – אין. זהו פרמטר חשוב מאוד גם במתן שירותי מזכירות לעסקים קטנים והנוכחות של מזכירה כזאת בעסק שלכם היא קריטית. כשיש ללקוחות עם מי לדבר ולהעביר שאלות, בקשות, תלונות, דרישות, יש להם יותר אמון בעסק שלכם והם גם מעבירים את ההתרשמות הזאת הלאה. זאת סיבה נוספת שבגללה לא בריא לעסק כזה להישאר ללא מענה וללא אדם שמנהל אותו מבחינה אדמיניסטרטיבית ומשמש הרכז של העסק. אם אתם יודעים שאין לכם זמן להתפנות לכל השיחות האלה אבל ברור לכם שזה חשוב מה יש ללקוחות לומר, מישהו צריך לקבל את כל השיחות האלה למענכם, לתעד ולהעביר לכם בצורה מרוכזת. מכל השירותים שאפשר למצוא היום בתחום המנהלי זהו כנראה השינוי החשוב ביותר שמבדל עסק וגורם לו להצליח מול המתחרים.

יעילות מובילה לחיסכון ולניצול הפוטנציאל במלואו

עסק שאינו יעיל ואינו יודע לחסוך כסף במקום הנכון מבזבז הרבה משאבים על מה שאינו צריך ולכן מתקשה להתקדם. כשיש שירותי מזכירות לעסק קטן אפשר לייעל את הניהול בקלות ולחסוך בהוצאות. מזכירה כזאת יודעת בדיוק מתי מגיעים תשלומים וחוסכת לכם את הקנסות והעמלות והריביות שמשלמים בגלל עיכובים. יודעת בדיוק מהו המצאי שלכם ולכן לא צריך לקנות יותר מדי ועוזרת לכם לנהל עסק קטן, מהודק ויעיל.

 

קטגוריות
משרדים

איך לשדרג את פינת הקפה בעבודה

בכל מקום עבודה אנחנו מוצאים את הייחודיות שלו בבחירה לעצב את המשרד לפי טעמם של בעלי המקום ולפי הצרכים הספציפיים של העסק. עיצוב משרדים ומקומות עבודה הוא די סטנדרטי בדרך כלל משום שהדגש במקום כזה הוא על יצירת סביבת עבודה נוחה שכולם יכולים ליהנות ממנה בזמן העבודה עצמה, בלי הפרעות. בתוך המשרד עצמו יש לחלק את המתחם לכמה אזורים שבהם עובדים, מתכנסים, מבלים את זמן הארוחות ומכינים שתייה, מקבלים קהל ולקוחות ואזור משותף שבו אפשר למקם מתקנים וציוד נוספים וייעודיים למשרד. עיצוב פנים של משרדים נשען תמיד על כמה עקרונות בסיס פשוטים שמאפשרים לעבוד וגם ליצור אווירה נעימה במשרד, ובכל זאת יש בשנים האחרונות יותר נטייה לקחת בחשבון גם את רווחת העובדים ולמצוא להם את הדרך האסתטית ביותר להרגיש נוח ואף ליהנות מהזמן הפנוי שלהם בעבודה, כמו בילוי בפינת הקפה של המשרד. שם צריך להקדיש מחשבה כדי להפוך את המקום לנוח יותר לעובדים ולשדרג אותו. להלן כמה רעיונות לעיצוב ולשדרוג הפינה שיכולה להיות נעימה מאוד בכל משרד.

איך להתייחס לעיצוב משרד ופינת הקפה שלו בכלל?

משרד הוא מקום שמשותף לאנשים שכולם בעלי טעם אישי משלהם, העדפות משתנות וקצב אינדיבידואלי ובכל זאת, כולם באים יום יום למקום שבו הם חייבים למצוא דרך להסתנכרן גם בזמן העבודה וגם בזמן שהם מבלים בארוחות ובשיחות מסדרון עם כוס קפה ביד. משרד הוא לא רק מקום עבודה אלא מקום שהות דומיננטי בחיים של רבים ולכן חשוב שהעיצוב יהיה תואם לא רק את הצרכים של המקום ואת הדרישות של הבעלים כי אם גם ליצור מרחב שבן רבים צריכים להרגיש נוח ולעבוד. לכן, חשוב מאוד למצוא עיצוב של משרד ושל פינת קפה או מטבחון בכלל שימלא כמה פונקציות חיוניות, יחד עם השדרוגים שאפשר להוסיף בהמשך.

אסתטיקה נעימה שמתאימה למקום

נעים לעין ולא מסיח את הדעת במידה כזאת שאי אפשר יהיה להתרכז בעבודה. העיצוב חייב להיות רקע נחמד ואסתטי וללא דומיננטיות גדולה מדי. הביקורות שמושמעות על חברות הייטק שיוצרות הרבה יותר מפינת קפה למען העובדים מציגות את השדרוגים שלהן כבחירה מוגזמת וילדותית מעט, כולל פינות משחקים. מצד שני, כשלוקחים בחשבון שאופי מקום העבודה בהייטק מלחיץ ומלא מתחים ויש צורך בהפוגות כדי להתחדש ולהתרענן לחשיבה, ברור למה הבחירה בפינות קפה כאלה עם הרבה ציוד לבישול, מטבחון מצויד לגמרי וארונות מלאים כל טוב היא שדרוג שמתאים לענף זה.

נוחות מעל הכל

הנוחות היא שם המשחק וצריך לעצב פינת קפה שנוח לשבת בה ולאו דווקא להציב כיסאות בר שיש להם אולי מראה אסתטי ומעודכן אבל זה לא מתאים לישיבה נינוחה על ארוחה או כוס קפה בהפסקה. אם כבר, מומלץ עיצוב שנוח לעבוד בו בלי יותר מדי יצירתיות שתמציא מחדש את מראה המשרד ותנסה לכפות טרנדים לא נוחים. גם בפינת הקפה יכולים להיות כמה גאדג'טים שלא ברור למה הניחו אותם שם אם ברור שהעובדים לא תמיד באים לשם כדי לבשל. כך, מכונת פנקייק או פופקורן או ציוד אחר לא תמיד נראים שייכים למקום והם תופסים מקום לציוד או למלאי של מזון שאולי היה יכול להתאים יותר למשרד כזה. כך שאם כבר רוצים לפנק את העובדים כדאי לחשוב על מטבחון ופינת קפה נוחים ולשאול את העובדים מה חסר להם שם.

עיצוב נוח ולא ביזארי

מתאים לאופי המקום ולאופי הבעלים, כמובן, בהלימה לרוח העסק והערכים שלו ובצורה כזאת שהוא עדיין לא ביזארי מדי ולא יוצר אי נוחות. כלומר, עיצוב יכול לבטא טעם אינדיבידואלי של הבעלים אבל רצוי שלא יהיה אקסצנטרי מדי כדי להקדיש מחשבה לכל האנשים האחרים ולמצוא מכנה משותף שעובד לכולם.

פלורליזם פירושו פינוקים מתאימים

התחשבות בעובדים שלהם יש העדפות קולינריות שונות בצורה פלורליסטית. אם המטרה של בעלי המשרד היא ליצור פינת קפה שבה ממלאים את המקרר והארון מחדש בכל יום, כדאי להקדיש מחשבה גם לטבעונים למיניהם או לנמנעים מסוגי מזון שונים ולפנק גם אותם. זה אומר לחשוב גם על מוצרים נטולי גלוטן או סוכר, לחשוב על הכשרות המועדפת על עובדים במשרד, אם אפשר לפנק – להוסיף סוגים של תה וקפה כדי להתאים לטעם של כמה שיותר עובדים וגם להוסיף פינוקים שונים כמו עוגיות או פירות, אם המגמה היא לשמור על בריאות ולעודד תזונה טובה יותר.

פינות ישיבה נוחות לעידוד שיחה

מלבד ויתרו על כיסאות בר מעטים שמתאימים רק לכמה אנשים ולא ממש יוצרים חשק לבוא ולשבת שם, כדאי להפוך את פינת הקפה לפינה שבה אנשים יכולים לשבת לפעמים לכמה דקות וליצור חברויות וקשרים מעבר לשיחות עבודה. הדקות המעטות האלה שאפשר לתפוס פה ושם לשיחה בין השעות שבהן עובדים יכולות להיות הזמן שבו נוצר גיבוש ולפעמים גם סיעור מוחות. כשפוגשים מישהו שמכין לעצמו קפה או מחמם אוכל ומתחילה שיחה, לפעמים זה עשוי להסתיים ברעיון חדש או בפתרון בעיה שלא הצלחתם לפתור. זה בדיוק מה שנקרא לחשוב מחוץ לקופסה ולמצוא את הרעיונות היצירתיים דווקא במקומות הכי לא צפויים ומפתיעים. כך שפינת הקפה יכולה להיות גם פינת חשיבה מעניינת עם תוצאות מרשימות.

קטגוריות
משרדים

ניקיון משרדים

עובדים מבלים כל יום כשמונה שעות בממוצע במשרד. אחרים מבלים במשרד אף יותר. לכן יש לשמור על סביבת המשרד כמה שיותר נקיה, כדי למנוע את נוכחותם של חיידקים ואלרגניים ולהגדיל את הפרודוקטיביות והמוטיבציה של העובדים.

מעבר לכך, משרד נקי תורם המון גם לתדמית של החברה, ולכן ניקיון הוא חלק בלתי נפרד מסדר היום של המשרד ובעזרתו ניתן לשמור על סביבת העבודה נעימה ומרשימה. מכיוון שהמשרד שוקק ומלא בחיים במהלך יום העבודה, נשאלת השאלה מתי הזמן הטוב ביותר לנקות אותו. אנו רוצים להציג את כל היתרונות של ניקיון משרדים בערב עם מפתח.

אפשרויות של ניקיון משרדים

את המשרד אפשר לנקות בבוקר, במהלך שעות העבודה ואפשר לנקות את המשרד בערב, לאחר שכל העובדים הלכו הביתה. אפשרות נוספת היא שצוות הניקיון יגיע מוקדם בבוקר וינקה את המתחם לפני שהעובדים מגיעים. ישנם יתרונות וחסרונות לכל שיטת ניקיון, כאשר לבסוף, אתם אלו שבוחרים מה מתאים.

ישנם בעלי משרדים שמעדיפים שינקו את המשרד בשעות הבוקר המוקדמות, לפני תחילת יום העבודה, כך המשרד נקי ונוצץ לאורך כל היום, מריח טוב ושום דבר אינו מסיח את דעתם של העובדים. ניקיון בוקר יהיה מומלץ אם החברה מתחילה לעבוד מאוחר ואם אתם לא נוטים לקיים פגישות מוקדם בבוקר.

עם זאת, לא בכל המשרדים תזמון זה נוח ולכן יעדיפו את האפשרות של ניקיון משרדים בשעות הערב עם מפתח.

ניקיון משרד יסודי במינימום הפרעות

ניקיון משרדים בשעות הערב מתבצע על ידי חברת הניקיון לאחר שעות העבודה, כאשר העובדים כבר מפנים את המקום ואין אף אחד בנמצא. במהלך ניקיון משרדים בערב, אוספים את האשפה, מנקים את הלכלוך והאבק שהצטברו ומנקים את המשרד והחללים השונים באמצעות חומרי ניקיון ייעודיים. ניקיון משרדים בערב עם מפתח תמיד הרבה יותר יסודי, מכיוון שלרשותו של צוות הניקיון עומד יותר זמן, לעומת שעות הבוקר המוקדמות, או במהלך העבודה כאשר ישנם אנשים במשרד.

אפשרות זו גם טובה יותר, מכיוון שלא תפריע לעובדים שמתחילים לעבוד מוקדם. המשרד כבר יחכה נקי ואף אחד לא יסיח את דעתם והם יוכלו פשוט להתחיל לעבוד. למרות שניקיון ביום נחשב ליותר פופולרי, ישנם לא מעט עסקים שמבינים את היתרונות של ניקיון משרדים בערב מכיוון שהוא עובד טוב עבורם בזכות כמה וכמה היתרונות.

היתרונות של ניקיון משרדים בשעות הערב

הרבה עסקים משמשים בצוותי ניקיון שמבצעים את תפקידם לאחר שעות העבודה ובסופי שבוע. ישנן סיבות רבות לכך שניקיון בזמנים שבהם אין עובדים ולקוחות בסביבה, זו בחירה הרבה יותר טובה, בין הנפוצות:

  • פחות הפרעות – המון פעמים הניקיון מתבצע על ידי ציוד מקצועי כמו שואבי אבק או מכונות שטיפה, מה שיכול להרעיש לעובדים ולהוות הסחת דעת. כמו כן, כאשר העובדים מסתובבים במשרד, גם צוותי הניקיון עשויים להתקשות לבצע את עבודת הניקיון על הצד הטוב ביותר. כדי למנוע מצוותי הניקיון "להפריע" למהלך התקני של העבודה, חברות ניקיון מספקות שירותי ניקיון משרדים בשעות הערב עם מפתח, אז הניקיון מתבצע לאחר שכולם עוזבים את המשרד, ועובדי הניקיון יכולים לשאוב שטיחים, לנקות אבק, לרוקן פחים, להזיז כסאות או לנקות את המטבח כשאין אף אחד בסביבה.
  • חיסכון בזמן יקרבמהלך הלילה עובדי הניקיון יכולים לעבוד באופן רציף ויעיל ולא להיות מוטרדים מהפרעות של עובדים. הם יכולים לנקות משטחים שנמצאים בשימוש או לנקות אזורים שיש בהם הרבה תנועה ביום יום, ללא עיכובים. כמו כן עובדי הניקיון לא יצטרכו לנקות שוב ושוב את המסדרון או את השירותים כי בדיוק נכנסו לשם עובדים. כתוצאה מכך עבודת הניקיון תתבצע יותר מהר ולא תשתרע על המון שעות.
  • בטיחות ובריאות מקסימלית – כאשר מנקים משרדים במהלך היום יש לא מעט סיכונים, כמו למשל סיכוני החלקה או חשיפה לחומרי ניקיון כאלו ואחרים. לעומת זאת, ניקיון משרדים עם מפתח בשעות הערב אינו משפיע על העובדים ולכן הוא הרבה יותר בטיחותי וגם בריאותי לכל הצדדים. צוותי הניקיון עצמם עובדים עם כפפות, מסכות ועם כל אמצעי ההגנה הנדרשים, ועבודת הניקיון מתבצעת בצורה הרבה יותר יעילה ויסודית.
  • פחות חשיפה לכימיקליים – חומרי ניקיון כוללים לא פעם חומרים כימים אשר נדרשים לחיטוי המשטחים ולאזור השירותים המשותפים. כאשר מנקים בערב ניתן לשמור על העובדים מחשיפה מיותרת ויומיומית לחומרים שנמצאים בחומרי הניקיון השונים.

כיצד מחליטים על שעת הניקיון המתאימה ביותר?

כדי לנקות את המשרד ביסודיות אך מבלי לשבש את מהלך העבודה, עליכם למצוא את הזמן הטוב ביותר לניקיון. כדי להחליט מהו הזמן הטוב ביותר עבורכם, פשוט נסו משבצות זמן שונות, כך תוכלו לגלות מה עובד הכי טוב עבור המשרד שלכם.

בכל שעה של היום כדאי שצוות הניקיון יהיה מקצועי, אמין, עם ניסיון של עשרות שנים, שמשתמש בטכנולוגיה עדכנית ובמיטב הציוד, כמו גם בחומרי הניקיון הטובים ביותר.

מציאת שירותי ניקיון המתאימים

אם החלטתם שניקיון משרדים בשעות הערב הוא הפתרון המתאים לכם ביותר, כל שעליכם לעשות הוא למצוא את חברת הניקיון המתאימה שתספק לכם את שירותי הניקיון שאתם מחפשים. כדאי למצוא חברה מקומית או שכזאת שמספקת שירותי ניקיון בפריסה ארצית ולכן צוותי הניקיון שלה יכולים להגיע למשרד. יש לבחור בחברת ניקיון איכותית ומקצועית שיש לה מוניטין רב בכל הנוגע לניקיון משרדים, קל וחומר בניקיון בערב, כך שהצוותים שלה עושים זאת שנים, מכירים את העבודה ובעיקר, אמינים, בכל זאת, הם יישארו לבד.

לא פחות חשוב – יש לבחור בחברת ניקיון שיכולה להתאים את עצמה ללוחות הזמנים שלכם, ומציעה ניקיון בשעות הבוקר כמו גם בערבים.

קטגוריות
Uncategorized

מה חשוב לדעת על שרותי משרד?

שירותי משרד במאה ה-21 לא חייבים להיות דומים לאלה שהיו פעם. למרות שהמשימות אולי נראות דומות, ישנם כיום מגוון כלים טכנולוגיים ושירותים חדשניים המפשרים לבעלי עסקים לחסוך זמן, לייעל את פעילות העסק ולהשתמש במשאבים הנותרים לקידום והזנקת העסק קדימה.

על היתרונות והחסרונות בניהול עסק עצמאי

קיימות סיבות רבות להקמת עסק עצמאי: עבור רבים, מדובר בשלב מתבקש לאחר שנים של עבודה כשכירים, בהן צברו ניסיון וידע. עבור אחרים, זוהי דרך להגשמה ולמימוש הפוטנציאל העצמאי. למעשה, אם אתם קוראים את השורות האלה, וודאי גם לכם יש סיבה טובה להקמת העסק. עם זאת, ניהול שוטף של עסק עצמאי כולל מרכיבים רבים שאינם נוגעים בהכרח למידת הכישרון או למקצועיות שיש לכם בתחום. 

גם אם אתם מעולים במה שאתם עושים, יודעים כיצד לנהל זמן, שיווקיים ברמות מטורפות ומסוגלים לגבש עבור העסק תכנית אפקטיבית שתקפיץ אותו קדימה, תמיד יש ה"מטלות" שלא מרפות, אלו שגוזלות מכם זמן יקר ומשאבים, וכפי שנסביר בהמשך – גם עולות לכם בעקיפין לא מעט כסף. חלק ממשימות אלה קשורות למה שמכונה "שירותי משרד".

מהם שירותי משרד?

שירותי משרד, במובן הפשוט והמצומצם שלהם, כוללים מגוון פעולות "טכניות" שהן חלק משגרתו של כל משרד: שליחת מיילים, קבלת דואר, ניהול יומן, שליחה והוצאה של קבלות וחשבוניות, וניהול קשר שוטף עם לקוחות. ככל שהמשרד או העסק גדול יותר, מטבע הדברים שלל משימות המשרדנות רק מתרחבות, אולם קחו בחשבון כי בהתאם, הן גוזלות לא מעט זמן.

חיסכון, יעילות ומה שביניהם

אחת מן המשימות החשובות ביותר של כל בעל\ת עסק היא מציאת דרכים לייעול העבודה, חיסכון במשאבים ומיקסום הרווחים. לפני שנתחיל להסביר מעט יותר על הנושא, נציין כי אחת מהדרכים היעילות ביותר לחסוך במשאבים בעסק היא ללא ספק חיסכון בכוח אדם, כמובן איפה שניתן. כיום ישנן אפשרויות טכנולוגיות רבות החוסכות לנו ולעובדים שלנו מטלות רבות, כגון: תיוק מסמכים והעלאת מסמכים, ניהול זמן, יצירת קשר עם לקוחות וספקים רבים (גם מחו"ל) וכד'. בהתאם, בעלי עסקים רבים חושבים (ולעיתים בצדק), כי אין צורך להעסיק עובד או עובדת מיוחדים למשימות שונות, בעיקר בתחום המשרדנות, וניתן לבצע אותם עצמאית. לשיטה זו יש יתרון ברור – עלות העסקת העובדים הנוספים נחסכת, לעיתים קרובות גם עלות האחזקה של עוד משרד או מקום נוסף נחסכת גם היא. אולם, כאן נכנסת לתמונה עלות היעילות, ונסביר:

למרות שקיימות שלל דרכים טכנולוגיות שמקילות עלינו בכל הנוגע למשימות שונות, כמו שליחת דוא"ל, יומן דיגיטלי, תזכורות וכד', עדיין המשימות עצמן קיימות. במילים אחרות – גם אם לא צריך ללכת לדואר כדי לשלוח מכתב או לקבל מכתב, עדיין מישהו צריך לשבת, לכתוב את המייל או לקרוא אותו (שלא לדבר על לתייק אותו, לענות וכד'). כשבעל עסק בוחר לבצע את המשימות הללו בעצמו, הוא אולי חוסך את עלות אחזקת העובד או העובדת שיבצעו את המשימות האלה, אבל מפסיד את הזמן שלו עצמו, כלומר את הזמן  שבו היה יכול לעסוק במשהו אחר, רווחי יותר, מקדם יותר וכן הלאה. בדיוק בנקודה זו שיטת ה"ייעול" שהצגנו לעיל יכולה להפוך לחיסרון. הסתכלו על זה כך: ע"פ מחקרים, אנחנו מבזבזים בממוצע כרבע מזמן העבודה שלנו על מיילים, ויש שיגידו שאף קרוב לארבע שעות ביום, כלומר מעל שליש מיום עבודה ממוצע (תלוי איך מחשבים, אבל הבנתם את הרעיון). מה עם היינו משקיעים את אותו הזמן בקידום העסק בצורה אקטיבית, כמו שיווק, קמפיינים, שיפור מוצרים וכד'?

מיקור חוץ ושירותי משרד מרחוק

ישנם הרבה פתרונות לבעיה שהעלנו, שכן היא מאפיינת לא מעט מן העסקים הקטנים הנמצאים בתנופת צמיחה ונתקלים באותם האתגרים. הפתרון הראשון, הוא טכנולוגי – ישנן תוכנות חדשניות רבות, חלקן למשל מתחום ה-AI (בינה מלאכותית) שמנסות לתת מענה למשימות היום-יום שלנו, לרבות יצירת קשר עם לקוחות ומתן מענה אנושי. למרות שטכנולוגיות שכאלה הן ללא ספק יעילות וחדשניות, נכון להיום הן לא נותנות מענה כולל לשלל משימות המשרדנות, שלא לדבר על זה שהן יקרות מאוד. הפתרון השני והמומלץ ביותר, הוא שימוש בשירותי משרד מרחוק.

שירותי משרד מרחוק שייכים לתחום "מיקור חוץ" שהולך ותופס תאוצה בעולם הערבי. בגדול, מדובר על שיטה שמתאפיינת בהעברת חלק מתחומי הפעילות של החברה או העסק לספקים חיצוניים שאינם יושבים בחברה ואינם חלק מהחברה. שירותי מיקור חוץ ניתנים במגוון תחומים ולמעשה, אינם מוגבלים גיאוגרפית. בהקשר של שירותי משרד ספציפית, ניתן למנות לא מעט יתרונות כפי שנסביר מיד.

שירותי משרד מרחוק: יתרונות

  • עלות: השירותים ניתנים ע"י חברה ולא ע"י אדם יחיד, מה שמסייע להורדת עלויות באופן משמעותי. בנוסף, העובדים אינם נחשבים לחלק מהעסק עצמו (כלומר העסק הזקוק לשירותים), עניין שגם לו השפעה על עלות השירות.
  • התמחות במגוון שירותים: בשונה מהעסקת אדם בודד למשימות רבות, כאן מדובר בד"כ על שכירת שירותי חברה המתמחה באותן המשימות. התמחות זו באה לידי ביטוי הן בטכנולוגיות של אותה חברה, הן בתשתית הפעילות של החברה והן באיכות כוח האדם.
  • יעילות בעריכת המשימות: בשכירת שירותים מחברה המתמחה בשירותי משרד בשיטת מיקור חוץ, אין צורך להתמודד מול עובד בודד בכל הנוגע ליעילותו בעשיית המשימות, אלא ההתנהלות כאן היא מול החברה הכוללת מספר רב של עובדים מנוסים.
  • סדר ונגישות למידע: תחום נוסף שחשוב להתעכב עליו הוא הסדר בקבלת הנתונים. חברה המתמחה בשירותי משרד תדע להעניק לכם נתונים שוטפים באופן מסודר, נגיש ומוכן לשימוש.

לסיכום, חשוב לציין כי שירותי משרד מרחוק אינם מתאימים לכל עסק. כמו תמיד, נחיצות השירות מושפעת מגודל העסק, עלות השירות וצרכי העסק השוטפים. אולם, אין ספק כי מדובר בתחום שהולך ומתפתח בישראל וכזה המסייע לעסקים רבים שבחרו לשלבו בצורה מושכלת.