מה חשוב לדעת על שרותי משרד?

שירותי משרד במאה ה-21 לא חייבים להיות דומים לאלה שהיו פעם. למרות שהמשימות אולי נראות דומות, ישנם כיום מגוון כלים טכנולוגיים ושירותים חדשניים המפשרים לבעלי עסקים לחסוך זמן, לייעל את פעילות העסק ולהשתמש במשאבים הנותרים לקידום והזנקת העסק קדימה.

על היתרונות והחסרונות בניהול עסק עצמאי

קיימות סיבות רבות להקמת עסק עצמאי: עבור רבים, מדובר בשלב מתבקש לאחר שנים של עבודה כשכירים, בהן צברו ניסיון וידע. עבור אחרים, זוהי דרך להגשמה ולמימוש הפוטנציאל העצמאי. למעשה, אם אתם קוראים את השורות האלה, וודאי גם לכם יש סיבה טובה להקמת העסק. עם זאת, ניהול שוטף של עסק עצמאי כולל מרכיבים רבים שאינם נוגעים בהכרח למידת הכישרון או למקצועיות שיש לכם בתחום. 

גם אם אתם מעולים במה שאתם עושים, יודעים כיצד לנהל זמן, שיווקיים ברמות מטורפות ומסוגלים לגבש עבור העסק תכנית אפקטיבית שתקפיץ אותו קדימה, תמיד יש ה"מטלות" שלא מרפות, אלו שגוזלות מכם זמן יקר ומשאבים, וכפי שנסביר בהמשך – גם עולות לכם בעקיפין לא מעט כסף. חלק ממשימות אלה קשורות למה שמכונה "שירותי משרד".

מהם שירותי משרד?

שירותי משרד, במובן הפשוט והמצומצם שלהם, כוללים מגוון פעולות "טכניות" שהן חלק משגרתו של כל משרד: שליחת מיילים, קבלת דואר, ניהול יומן, שליחה והוצאה של קבלות וחשבוניות, וניהול קשר שוטף עם לקוחות. ככל שהמשרד או העסק גדול יותר, מטבע הדברים שלל משימות המשרדנות רק מתרחבות, אולם קחו בחשבון כי בהתאם, הן גוזלות לא מעט זמן.

חיסכון, יעילות ומה שביניהם

אחת מן המשימות החשובות ביותר של כל בעל\ת עסק היא מציאת דרכים לייעול העבודה, חיסכון במשאבים ומיקסום הרווחים. לפני שנתחיל להסביר מעט יותר על הנושא, נציין כי אחת מהדרכים היעילות ביותר לחסוך במשאבים בעסק היא ללא ספק חיסכון בכוח אדם, כמובן איפה שניתן. כיום ישנן אפשרויות טכנולוגיות רבות החוסכות לנו ולעובדים שלנו מטלות רבות, כגון: תיוק מסמכים והעלאת מסמכים, ניהול זמן, יצירת קשר עם לקוחות וספקים רבים (גם מחו"ל) וכד'. בהתאם, בעלי עסקים רבים חושבים (ולעיתים בצדק), כי אין צורך להעסיק עובד או עובדת מיוחדים למשימות שונות, בעיקר בתחום המשרדנות, וניתן לבצע אותם עצמאית. לשיטה זו יש יתרון ברור – עלות העסקת העובדים הנוספים נחסכת, לעיתים קרובות גם עלות האחזקה של עוד משרד או מקום נוסף נחסכת גם היא. אולם, כאן נכנסת לתמונה עלות היעילות, ונסביר:

למרות שקיימות שלל דרכים טכנולוגיות שמקילות עלינו בכל הנוגע למשימות שונות, כמו שליחת דוא"ל, יומן דיגיטלי, תזכורות וכד', עדיין המשימות עצמן קיימות. במילים אחרות – גם אם לא צריך ללכת לדואר כדי לשלוח מכתב או לקבל מכתב, עדיין מישהו צריך לשבת, לכתוב את המייל או לקרוא אותו (שלא לדבר על לתייק אותו, לענות וכד'). כשבעל עסק בוחר לבצע את המשימות הללו בעצמו, הוא אולי חוסך את עלות אחזקת העובד או העובדת שיבצעו את המשימות האלה, אבל מפסיד את הזמן שלו עצמו, כלומר את הזמן  שבו היה יכול לעסוק במשהו אחר, רווחי יותר, מקדם יותר וכן הלאה. בדיוק בנקודה זו שיטת ה"ייעול" שהצגנו לעיל יכולה להפוך לחיסרון. הסתכלו על זה כך: ע"פ מחקרים, אנחנו מבזבזים בממוצע כרבע מזמן העבודה שלנו על מיילים, ויש שיגידו שאף קרוב לארבע שעות ביום, כלומר מעל שליש מיום עבודה ממוצע (תלוי איך מחשבים, אבל הבנתם את הרעיון). מה עם היינו משקיעים את אותו הזמן בקידום העסק בצורה אקטיבית, כמו שיווק, קמפיינים, שיפור מוצרים וכד'?

מיקור חוץ ושירותי משרד מרחוק

ישנם הרבה פתרונות לבעיה שהעלנו, שכן היא מאפיינת לא מעט מן העסקים הקטנים הנמצאים בתנופת צמיחה ונתקלים באותם האתגרים. הפתרון הראשון, הוא טכנולוגי – ישנן תוכנות חדשניות רבות, חלקן למשל מתחום ה-AI (בינה מלאכותית) שמנסות לתת מענה למשימות היום-יום שלנו, לרבות יצירת קשר עם לקוחות ומתן מענה אנושי. למרות שטכנולוגיות שכאלה הן ללא ספק יעילות וחדשניות, נכון להיום הן לא נותנות מענה כולל לשלל משימות המשרדנות, שלא לדבר על זה שהן יקרות מאוד. הפתרון השני והמומלץ ביותר, הוא שימוש בשירותי משרד מרחוק.

שירותי משרד מרחוק שייכים לתחום "מיקור חוץ" שהולך ותופס תאוצה בעולם הערבי. בגדול, מדובר על שיטה שמתאפיינת בהעברת חלק מתחומי הפעילות של החברה או העסק לספקים חיצוניים שאינם יושבים בחברה ואינם חלק מהחברה. שירותי מיקור חוץ ניתנים במגוון תחומים ולמעשה, אינם מוגבלים גיאוגרפית. בהקשר של שירותי משרד ספציפית, ניתן למנות לא מעט יתרונות כפי שנסביר מיד.

שירותי משרד מרחוק: יתרונות

• עלות: השירותים ניתנים ע"י חברה ולא ע"י אדם יחיד, מה שמסייע להורדת עלויות באופן משמעותי. בנוסף, העובדים אינם נחשבים לחלק מהעסק עצמו (כלומר העסק הזקוק לשירותים), עניין שגם לו השפעה על עלות השירות.
• התמחות במגוון שירותים: בשונה מהעסקת אדם בודד למשימות רבות, כאן מדובר בד"כ על שכירת שירותי חברה המתמחה באותן המשימות. התמחות זו באה לידי ביטוי הן בטכנולוגיות של אותה חברה, הן בתשתית הפעילות של החברה והן באיכות כוח האדם.
• יעילות בעריכת המשימות: בשכירת שירותים מחברה המתמחה בשירותי משרד בשיטת מיקור חוץ, אין צורך להתמודד מול עובד בודד בכל הנוגע ליעילותו בעשיית המשימות, אלא ההתנהלות כאן היא מול החברה הכוללת מספר רב של עובדים מנוסים.
• סדר ונגישות למידע: תחום נוסף שחשוב להתעכב עליו הוא הסדר בקבלת הנתונים. חברה המתמחה בשירותי משרד תדע להעניק לכם נתונים שוטפים באופן מסודר, נגיש ומוכן לשימוש.

לסיכום, חשוב לציין כי שירותי משרד מרחוק אינם מתאימים לכל עסק. כמו תמיד, נחיצות השירות מושפעת מגודל העסק, עלות השירות וצרכי העסק השוטפים. אולם, אין ספק כי מדובר בתחום שהולך ומתפתח בישראל וכזה המסייע לעסקים רבים שבחרו לשלבו בצורה מושכלת.