מיקור חוץ של שירותי משרד הפכו לאחת הדרכים הנפוצות ביותר לייעול עסקים, בכל גודל ובכל שלב, באמצעותם ניתן לחסוך זמן יקר ולהפנות את המרץ והאנרגיה לטובת פעילות הליבה העסקית. מהם היתרונות הנוספים של שירותי משרד ומזכירות חיצוניים? הנה כמה מהבולטים שבהם.
עלויות נמוכות יותר
על אף שהמחיר ההתחלתי עשוי להרתיע אתכם, מיקור חוץ לשירותי המשרד הוא ללא ספק אחת ההוצאות הקטנות ביותר שיהיו לכם עם הזמן – פשוט כי הוא טומן בחובו שלל פונקציות עסקיות שנחסכים מכם, בכל יום מחדש. חשבו על ההוצאות שיש לכם על מענה ללקוחות ועל מתן שירות לקוחות מדי יום, על הנהלת החשבונות במשרד, על הוצאת סידורי עבודה או אפילו הוצאות על ביטוח לאומי ומיסים נוספים הכרוכים בניהול עובדים – ההוצאות האלו כולן מתגלמות לכדי שירות אחד מסודר, עם כתובת אחת, שבסופו של דבר עולה לכם הרבה פחות. אין צורך לדאוג משעות נוספות, הוצאות בלתי צפויות, תביעות אבטלה או עזיבה פתאומית של עובדים – הכל מנוהל מראש, בצורה מסודרת, בכל יום מחדש.
הצורך בגיוס יורד
עלות שכירת עובד משתנה בהתאם למיקום, לתעשייה הספציפית ולגודל הארגון, אך בסופו של דבר מדובר באלפי שקלים. בנוסף לכך, לעתים קרובות תקן מתמלא רק לאחר זמן ולכן בסופו של דבר עלויות הגיוס גבוהות מאוד. כשאתם בוחרים שירותי משרד ומזכירות חיצוניים אתם מבטלים את העלויות הללו ואת בזבוז הזמן שעשוי להיגרם כתוצאה ממלאכת הגיוס של עובדים חדשים. למצוא כשרונות חדשים, לראיין אותם, לבדוק רקע כללי ולנהל משא ומתן על המשכורת – כל הדברים הללו גוזלים זמן יקר ודורשים גם השקעת משאבים כספיים, וגם בסופו של תהליך, אין ערובה לכך שהעובד החדש יישאר בעבודה לאורך זמן. כשאתם בוחרים בשירותי מיקור חוץ שכאלו, אתם נותנים לכל העובדים יותר זמן להתמקד בעבודה עצמה ובשירות הכרוכים בה, ולא בגיוס או בהכשרה.
יעילות משופרת
אם אתם מסתמכים על שירותי מזכירות מאוד ממוקדים לעסק (לא יותר מאדם אחד או שניים), סביר להניח שתהיו מאוד מתוסכלים כשהם נזקקים ליום חופש באופן בלתי צפוי – והסיטואציות האלו קורות המון, מטבע הדברים. מצד אחד זוהי זכותם המלאה, אך מאידך אתם נמצאים בבעיה כיוון שאתם תלויים באופן טוטאלי באדם אחד, והמשמעות היא אחת: העסק שלכם נמצא בסיכון להיות בביצועים נמוכים יותר כשהקשיים הללו צצים. כשאתם בוחרים בשירותי מזכירות במיקור חוץ, יש צוות שלם שמכיר את העסק שלכם, יודע מה לעשות במקרה של סיטואציות בלתי צפויות ופשוט מגבה אתכם כל הזמן.
37% עוברים למיקור חוץ
מחקר שנערך לאחרונה מצא כי יותר משליש מהעסקים הקטנים (37%) בוחרים להוציא לפחות תהליך עסקי אחד למיקור חוץ. כשהבעלים לא צריכים לדאוג לתפעול השוטף, כשהם שקטים ורגועים מבחינות נוספות הקשורות למזכירות או לשירות בעסק, יש להם הרבה יותר זמן לבנות אסטרטגיה שתצמיח את העסק לאורך זמן.
